تبسيط إدارة البريد الوارد: دليلك لتحقيق “صندوق الوارد الفارغ” بخطوات عملية وفعالة

لسنوات طويلة، شعرت أن التعامل مع البريد الإلكتروني معركة خاسرة. جربت كل تطبيق، وفلتر، وحيلة ممكنة، ولكن صندوق الوارد الخاص بي كان دائمًا في حالة من الفوضى العارمة. لقد توصلت أخيرًا إلى الحل عندما توقفت عن التفكير الزائد وبنيت عادة بريد إلكتروني أفضل وأبسط وأكثر استدامة. السر يكمن في تبسيط إدارة البريد الإلكتروني والتركيز على المهام الأساسية.

10. إلغاء الاشتراك في معظم الرسائل الإخبارية

تُعد الرسائل الإخبارية الممتازة مصادر قيّمة، ولكن لنكن صريحين، فالكثير منها بالكاد يرتقي إلى مستوى “جيد”. يبدو أن العديد من الرسائل الإخبارية يتم إرسالها فقط ليشعر فريق التسويق بالانشغال وتحقيق مؤشرات أداء اعتباطية.

يمكنني عدّ عدد الرسائل الإخبارية التي أجدها مفيدة على أصابع يد واحدة. لذلك كان من السهل إلغاء الاشتراك في معظم الرسائل التي أتلقاها. كنت قاسيًا في هذا الأمر أيضًا؛ إذا لم يكن شيئًا أتطلع إلى تلقيه، فقد ألغيت الاشتراك في الرسالة الإخبارية. يمكنني دائمًا تغيير رأيي لاحقًا إذا لزم الأمر، لكنني لم أفعل ذلك ولو مرة واحدة حتى الآن.

في كل مرة أشتري منتجًا عبر الإنترنت، أراقب أول رسالة إخبارية لهم حتى أتمكن من إلغاء الاشتراك. علاوة على ذلك، سأقوم دائمًا بإلغاء تحديد المربع لتلقي المراسلات إذا كان مرئيًا. لحسن الحظ، أصبح إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية غير المفيدة في Gmail أسهل من أي وقت مضى. هذه ميزة رائعة في Gmail تساعدك على إدارة اشتراكاتك بسهولة وتجنب الرسائل المزعجة. ابحث عن خيارات “إدارة الاشتراكات” أو “Unsubscribe” في أسفل الرسائل الإلكترونية الواردة من الشركات التي لا ترغب في تلقي المزيد من رسائلها الإخبارية. تذكر أن الحفاظ على صندوق بريدك نظيفًا ومنظمًا يوفر لك الوقت والتركيز على الرسائل الأكثر أهمية.

9. تجميع أوقات فحص البريد الإلكتروني

إدارة جدول أعمالي وتقليل الوقت الذي أقضيه في تفحص صندوق الوارد الخاص بي هما طريقتان إضافيتان ساعدتاني في تحقيق هدف “صندوق الوارد الفارغ” Inbox Zero بسهولة. عندما كنت أتفقد رسائلي كل ساعة، كنت أشعر دائمًا بقلق خفي بشأن ضرورة الرد على رسالة جديدة. في معظم الأحيان، لم تكن الرسالة تتطلب ردًا على الإطلاق، ناهيك عن الرد عليها في غضون ساعة.

بعد تقليل استخدامي الرقمي بشكل عام، وضعت حدودًا صارمة بشأن أوقات تفقد رسائلي. أولاً وقبل كل شيء، لم أعد أتفقد بريدي الإلكتروني في الصباح. في كل مرة اعتدت فيها على فعل ذلك، كنت في حالة رد فعل، وكان بقية يومي يتدمر. هذا الإجراء بالتحديد، أي تفقد البريد الإلكتروني في الصباح، كان يؤدي إلى تشتيت التركيز وزيادة مستويات التوتر والقلق غير المبرر.

بدلاً من ذلك، أتفقد بريدي الإلكتروني مرتين في اليوم على الأكثر – والأفضل من ذلك، أن ألقي نظرة عليه مرة واحدة فقط. علاوة على ذلك، قمت بتسجيل الخروج من تطبيقات البريد الإلكتروني على هاتفي وأبذل قصارى جهدي لإبقاء التطبيقات خارج جهازي أيضًا. أهدف إلى تفقد رسائلي الإلكترونية في نهاية اليوم، لذلك ليس لدي خيار سوى تسجيل الخروج بعد ذلك. هذه الاستراتيجية تضمن لي فصلًا واضحًا بين العمل والحياة الشخصية، وتساعدني في الحفاظ على تركيزي وإنتاجيتي خلال ساعات العمل الأساسية. إن تجميع أوقات فحص البريد الإلكتروني يقلل من التشتت ويحسن إدارة الوقت بشكل فعال.

8. إعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني لتحقيق “صندوق الوارد الفارغ”

يُعد إعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني طريقة فعالة أخرى لتقسيم رسائل البريد الوارد وتنظيمها، وبالتالي تحقيق هدف “صندوق الوارد الفارغ” أو Inbox Zero. على سبيل المثال، عندما كنت أستخدم برنامج Outlook، كنت أقوم بإنشاء قواعد شرطية لتصفية الرسائل غير الهامة التي أعرف أنني سأقوم بحذفها على أي حال.

على سبيل المثال، غالبًا ما أتلقى رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها حول خدمات مختلفة، مثل تصميم مواقع الويب وخدمات تحسين محركات البحث SEO. لم يسبق لي أن اقتنعت بالعمل مع شخص أرسل هذه الرسائل؛ فهي مزعجة وتفتقر إلى التخصيص وتضيع وقتي. بدلًا من الانزعاج وإرسال الردود، أفضّل حذفها تلقائيًا.

في برنامج Outlook، اتبعت الخطوات التالية لتصفية رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها:

1. انتقل إلى الإعدادات > البريد الإلكتروني > القواعد.
2. قم بتسمية القاعدة الجديدة وتخصيص الإعدادات وفقًا لاحتياجاتك.
3. حدد مربع الاختيار تشغيل القاعدة الآن لتطبيق القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق الوارد.
4. بمجرد التأكد من أن كل شيء يبدو جيدًا، حدد حفظ.

يوفر برنامج Outlook أيضًا ميزة تتيح لي إعداد بروتوكولات صارمة بحيث يتمكن أشخاص معينون فقط من الاتصال بي، مما يقلل من الرسائل غير المرغوب فيها ويحسن إدارة البريد الوارد.

في Gmail، يمكنني تصفية البريد عن طريق الانتقال إلى الرمز الموجود في شريط البحث والبحث عن الكلمات الرئيسية. بناءً على ما إذا كنت أرغب في رؤية هذه الرسائل أم لا، يمكنني بعد ذلك تحديد هذه الرسائل على أنها تستحق الرد أو الانتقال مباشرةً إلى مجلد المهملات.

7. حظر المرسلين غير المرغوب فيهم

على الرغم من إعدادي لقواعد تصفية البريد الإلكتروني، قد تتسلل بعض الرسائل غير المرغوب فيها. يحدث هذا غالبًا عندما يستخدم المرسلون كلمات مفتاحية لم أقم بتضمينها في قائمة الحظر. في هذه الحالات، يكون حظر المرسل هو الحل الأمثل. يمكنني ببساطة النقر على الرسالة ثم الضغط على زر Block لحظر المرسل مباشرةً.

عندما أقوم بحظر مرسل غير مرغوب فيه، يتم توجيه رسائله تلقائيًا إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam). تتميز العديد من خدمات البريد الإلكتروني بقدرتها على التعرف على الرسائل المماثلة وتوجيهها إلى نفس المجلد، مما يمنع ظهورها في صندوق الوارد الخاص بي. بعد ذلك، يمكنني إضافة كلمات مفتاحية جديدة إلى قائمة التصفية الخاصة بي لمنع ظهور هذه الأنواع من الرسائل في المستقبل. هذه العملية تساهم في تحسين تجربة المستخدم وتقليل التعرض للرسائل المزعجة.

بالإضافة إلى حظر المرسلين غير المرغوب فيهم، أقوم أيضًا بحظر الرسائل الإخبارية التي لا توفر خيار إلغاء الاشتراك. هذا الإجراء يضمن الحفاظ على صندوق الوارد نظيفًا ومرتبًا، ويقلل من الرسائل غير الضرورية.

6 استخدام التصنيفات والمجلدات لتنظيم البريد الإلكتروني

عند تفحّص بريدي الإلكتروني، أفضّل تقسيم الرسائل لتجنب الشعور بالإرهاق. تُعدّ التصنيفات والمجلدات من أسهل الطرق لتحقيق ذلك، ممّا يُحسّن إدارة البريد الوارد ويزيد الإنتاجية.

بعد مراجعة رسائلي، أقوم بتصنيفها في عدد قليل من المجلدات المختلفة، ممّا يتيح لي التركيز على المهام الأكثر أهمية:

• رسائل مهمة: تتطلب ردًا خلال 24 ساعة. هذا المجلد مخصّص للرسائل العاجلة التي تحتاج إلى اهتمام فوري.
• أقل أولوية: يمكن الرد عليها خلال أسبوع. هذه الرسائل مهمة ولكنها ليست عاجلة، ممّا يسمح بجدولة الردود.
• رسائل مفيدة: (مثل الرسائل التي تحتوي على تعليمات لتطبيقات أو برامج). هذا المجلد بمثابة مرجع سريع للمعلومات الهامة.
• حذف: رسائل غير ضرورية أو رسائل إعلانية غير مرغوب فيها. يساعد هذا المجلد في الحفاظ على نظافة صندوق الوارد.

بعد وضع رسائلي في هذه الفئات، أتحقق مرة أخرى للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح. إذا كان الأمر كذلك، أقوم بتنفيذ الإجراءات المطلوبة لكل فئة. هذه الطريقة أسهل بكثير من محاولة إدارة كل شيء من صندوق الوارد الرئيسي. استخدام التصنيفات والمجلدات في خدمات البريد الإلكتروني مثل Gmail و Microsoft Outlook، يساهم بشكل كبير في تنظيم الرسائل وتحديد الأولويات، ممّا يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتقليل الضغط الناتج عن تراكم الرسائل.

5. التعامل بأسلوب “التركيز على الأساسيات” في ردودي

أصبحت الآن أكثر انتقائية بكثير فيما يتعلق بوقتي، ويشمل ذلك أن أكون صارمًا بشأن من أرد عليه ومن لا أرد عليه. الغالبية العظمى من الرسائل التي أتلقاها ليست عاجلة، بغض النظر عما يقوله المرسل، ولا تحتاج إلى وقتي.

إطاري لاتخاذ قرار بشأن ما إذا كانت رسالة بريد إلكتروني تستحق الرد بسيط للغاية. أسأل نفسي هذه الأسئلة:

• هل سيحدث خطأ ما إذا لم أرد على هذه الرسالة الإلكترونية؟ (بمعنى، هل هناك تبعات سلبية حقيقية لعدم الرد؟)
• هل الرد على هذه الرسالة الإلكترونية سيسبب فوضى أكبر مما يستحق؟ (هل سيؤدي الرد إلى سلسلة رسائل لا نهاية لها أو طلبات إضافية غير ضرورية؟)
• هل الرد على هذه الرسالة الإلكترونية يحسن حياتي بشكل فعال؟ (هل سيؤدي الرد إلى فرصة قيّمة أو علاقة مفيدة أو نتيجة إيجابية ملموسة؟)

إذا كانت إجابتين من إجاباتي “لا”، فلا أرد على البريد الإلكتروني. لن أحذف الرسالة على الفور؛ إذا غيرت رأيي في غضون أسبوع أو نحو ذلك، يمكنني الوصول بسهولة إلى سلسلة الرسائل. في أغلب الأحيان، كنت على ما يرام مع هذا النهج.

4. تحويل الرسائل المتكررة إلى قوالب جاهزة

أجد أن العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي أتلقاها تتبع نفس النمط أو القالب، لذلك أفضّل تجنب إضاعة الوقت في كتابة كل شيء يدويًا في كل مرة. بدلاً من ذلك، أستخدم قوالب جاهزة للرسائل الشائعة. لتحقيق ذلك، قمت بإنشاء عدد من القوالب في Notion، ويمكنني الوصول إليها متى شئت. هذه الطريقة توفر الوقت والجهد، وتضمن اتساقًا في الرسائل المرسلة.

من الممكن أيضًا إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني في Outlook. علاوة على ذلك، هناك عدة طرق لإنشاء قوالب البريد الإلكتروني لا تتطلب إدخالًا يدويًا كبيرًا. استخدام هذه القوالب يساهم في تحسين إنتاجية العمل وتقليل الأخطاء المحتملة.

3. تمييز الرسائل الهامة بنجمة وحذف الباقي: استراتيجية فعالة لإدارة بريد Gmail

خاصية “تمييز بنجمة” (Starred) هي إحدى الميزات المفضلة لدي في Gmail، وأقدر بساطة استخدامها. إنها أداة قوية لتنظيم البريد الوارد والتركيز على الرسائل الأكثر أهمية.

في بعض الأحيان، أقوم بمراقبة بريدي الوارد لعدة أيام دون الرد على أي رسالة. يحدث هذا عادةً عندما يكون الموضوع مهمًا ولكنه لا يتطلب استجابة فورية، أو عندما أشعر بالإرهاق الاجتماعي ولا أملك الطاقة للرد على الفور. هذه الاستراتيجية تسمح لي بالتعامل مع الرسائل في الوقت المناسب وبالطريقة التي تناسبني.

عندما أقوم بتمييز الرسائل بنجمة، يصبح من السهل الرجوع إليها لاحقًا. كما أنني أحتفظ بها كرسائل غير مقروءة حتى لا تفوتني. لتسريع الوصول إلى رسائلي الهامة، أقوم أيضًا بتعيين بريدي الوارد لعرض الرسائل “المميزة بنجمة أولاً” (Starred first) من خلال الذهاب إلى الإعدادات (Settings) > البريد الوارد (Inbox) > نوع البريد الوارد (Inbox type). هذه الطريقة تضمن أن الرسائل التي تحتاج إلى اهتمامي الفوري تظهر في الجزء العلوي من البريد الوارد، مما يزيد من إنتاجيتي ويقلل من احتمالية نسيان أي مهمة.

2. استخدام حجم صفحة أقصى أصغر في Gmail لتحسين الإنتاجية

افتراضيًا، يعرض Gmail 50 رسالة إلكترونية في الصفحة الأولى. ومع ذلك، غالبًا ما أترك صندوق الوارد الخاص بي يتوسع لعدد كبير من الرسائل في الصفحة. لقد أصبح تحقيق “Inbox Zero” (الوصول إلى صفر رسائل في صندوق الوارد) أسهل بكثير منذ أن قمت بتقييد عدد الرسائل الإلكترونية التي أراها عند فتح التطبيق. هذه الاستراتيجية البسيطة تحدث فرقًا كبيرًا في إدارة البريد الإلكتروني.

في Gmail، يمكنني تعيين عدد المحادثات بين 10 و 100 في كل صفحة. اخترت 15 لأن هذا الرقم كان قابلاً للإدارة بشكل جيد ويساعدني على التركيز على الرسائل المهمة. لتغيير هذا الإعداد، انتقل إلى
Settings > General > Maximum page size
(الإعدادات > عام > حجم الصفحة الأقصى). هذا الخيار يسمح لك بتخصيص تجربة Gmail لتناسب احتياجاتك.

يوفر Outlook أيضًا أدوات متنوعة لتخصيص صناديق الوارد. بالإضافة إلى تخصيص مظهر Outlook، من الممكن فرز الرسائل حسب “Focused” (المركز عليها) و “Other” (أخرى) – بالإضافة إلى تنظيم قوائم الرسائل. هذه الميزات تتيح لك التحكم الكامل في كيفية عرض رسائلك وإدارتها بفعالية.

1. وضع حدود واضحة مع الأشخاص الذين يتواصلون معي باستمرار

حتى مع استخدام القواعد والفلاتر لتحقيق “Inbox Zero” (صندوق الوارد الفارغ)، لن أكون فعالاً بالقدر الكافي إذا لم أضع حدودًا واضحة. لقد أبلغت الأشخاص بأنني لا أرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر، مما يحد من عدد الرسائل التي تصلني والتي تدعي أنها عاجلة.

نظرًا لأنني لا أتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، فإن تفريغ صندوق الوارد الخاص بي يوميًا أصبح أسهل بكثير. ما زلت أتلقى جميع المراسلات الأكثر أهمية، وأنا أكثر إنتاجية لأن انتباهي لا ينجرف في مناطق متعددة. هذه الممارسة تقلل من التشتت وتزيد من التركيز على المهام ذات الأولوية.

يتطلب تطبيق “Inbox Zero” بعض الاستباقية، ولكنه ليس بالصعوبة التي يبدو عليها. يعد تقليل رسائل البريد الإلكتروني أحد الجوانب، ولكن استخدام إعدادات مختلفة لتقسيم كل شيء لا يقل أهمية. لقد أصبح الجمع بين هاتين الاستراتيجيتين استراتيجية ناجحة طويلة الأجل بالنسبة لي. يتعلق الأمر بإنشاء نظام إدارة بريد إلكتروني مستدام وفعال.