Посвящение каждого часа дня определенному занятию было частью моего распорядка дня, и я думал, что это идеальный способ быть максимально продуктивным. Я часами составлял тщательное расписание с помощью Excel, полагая, что разделение времени позволит мне эффективно достичь своих целей. Но со временем я начал чувствовать усталость и стресс из-за того, что придерживался строгого графика.
Поэкспериментировав с альтернативными методами организации, я обнаружил, что группировка задач дает мне большую гибкость и лучшую производительность. Этот метод фокусируется не на часах, а на задачах общего характера, что помогло мне повысить концентрацию и уменьшить отвлечение. В этой статье я расскажу вам, как группировка задач повысила мою продуктивность и почему она может быть идеальным выбором для выработки ежедневных рабочих привычек.
Быстрые ссылки
Что такое группировка задач?
Индустрия тайм-менеджмента и продуктивности основана на идее, что люди хотят максимально эффективно использовать каждую минуту дня. Это привело к появлению различных стратегий и систем, призванных максимизировать и оптимизировать эти драгоценные минуты.
Группировка задач — одна из таких стратегий, которая обещает более продуктивный день. Проще говоря, он предполагает группировку задач, которые похожи, имеют общий характер или тип усилий, необходимых для их выполнения, в определенные периоды времени, а не перемещается между различными задачами в течение дня. Например, задачи, связанные с написанием электронных писем, телефонными звонками или творческим мозговым штурмом, можно сгруппировать для выполнения в одном пакете.
Идея группировки задач состоит в том, чтобы снизить когнитивную нагрузку, вызванную частым переключением задач, что может снизить концентрацию внимания и производительность. Сосредоточившись на одной категории задач за раз, вы сможете работать более эффективно, уменьшить количество ошибок и легче войти в состояние потока.
Примеры группировки задач:
- Работа в офисе: Ежедневно выделяйте час утром для ответа на сообщения и электронные письма.
- Творческие задачи: Установите определенные периоды для написания или проектирования без перерывов.
- Управление встречей: Запланируйте все встречи на определенный день, чтобы не прерывать другие рабочие дни.
В чем разница между группировкой задач и разделением времени?
Группировка задач может показаться похожей на другой метод повышения продуктивности — разделение времени, но они включают в себя два разных подхода к управлению временем. Время разделено на секции в день в зависимости от доступных часов, при этом каждому рабочему часу назначается деятельность.
С другой стороны, группировка задач делит расписание в зависимости от того, сколько задач необходимо выполнить и насколько тесно они связаны. Группируя задачи, я могу работать над разными категориями задач столько, сколько мне нужно, без установки конкретных периодов времени.
ملاحظة: Группировка задач по-прежнему заключается в установке временных интервалов для вашей деятельности. В противном случае это не была бы техника тайм-менеджмента. Разница в том, что продолжительность и частота этих периодов времени не являются основным приоритетом.
Разделение времени мне никогда не помогало. Это привносит в ваш день большую структуру, может быть, даже слишком. Работа с ограниченным по времени календарем сводила меня с ума еще больше, и меня расстраивало, когда я не мог прийти на встречу или мне приходилось откладывать задачу, которую я ранее запланировал. проверять Темная сторона строгой рутины и ее влияние на повседневную жизнь.
Почему группировка задач более эффективна
Группировка задач больше соответствует тому, как я работаю, и это доставляет меньше разочарований. Я реже переключаюсь между задачами и чувствую себя более комфортно, перенося набор задач на другой период. Я могу лучше направлять свою энергию в течение дня, что делает меня более уверенным в том, чего я достиг к концу дня.
1. Нет затрат на переключение между задачами
Самым важным преимуществом объединения задач является то, что оно предотвращает затраты на переключение. Издержки переключения или налог на смену — это негативное влияние на производительность и поток, возникающее в результате переключения внимания между задачами. Если вы раньше пытались выполнять несколько задач одновременно, например, за рулем, пользовались телефоном или смотрели фильм во время отправки текстовых сообщений, вы заметите период адаптации, прежде чем ваше внимание сможет перефокусироваться на текущей задаче.
Переключение между задачами часто требует времени и усилий, и было доказано, что... Перебивание во время работы, каким бы коротким оно ни было, оно вызывает у людей еще большую тревогу и разочарование. Группировка задач уменьшает переключение контекста за счет группировки схожих действий. Эти задачи будут выполнены за одно целенаправленное занятие, что обычно означает, что их выполнение требует меньше времени и усилий.
Совет: Чтобы не отвлекаться, обычно полезно обсудить с членами семьи и членами команды предпочтительные часы для концентрации.
2. Большая гибкость
Группировка задач — более гибкий метод повышения производительности, чем разделение времени. Я могу гибко выбирать периоды времени, отведенные для занятий, что особенно хорошо для творческих задач. Например, я могу установить период написания и решить отложить другие задачи, чтобы успеть закончить все свои записи за день.
Хотя перерывов следует избегать, насколько это возможно, группирование задач обычно более устойчиво к неизбежным перерывам, чем Тайм-менеджмент. Когда происходит перерыв, я могу остановить и возобновить работу рабочей группы, не нарушая полностью рабочий процесс и не перепланируя весь свой день.
3. Повысьте производительность
Хотя это больше личное, мне больше удавалось группировать задачи, чем распределять время. Я выполняю задачи в рекордно короткие сроки и с меньшими усилиями. Работа в группах задач также упрощает отслеживание моего времени, и я могу сразу увидеть, на что я трачу большую часть своего времени.
ملاحظة: Планирование важно периоды отдыха Регулярно, чтобы поддерживать уровень энергии и избегать выгорания, независимо от того, какой метод повышения продуктивности вы используете.
Я также могу запланировать занятия с минимальными усилиями на периоды, когда мой уровень энергии находится на самом низком уровне.
4. Более реалистичные ожидания
Благодаря разделению времени я имел тенденцию наполнять каждую секунду деятельностью и заставлять себя быть продуктивным, даже когда это не имело смысла. Я хотел быть человеком эпохи Возрождения и попытаться вписать в свой день занятие, соответствующее каждому из моих интересов. Это отнимало много времени, утомляло и почти не окупалось.
С другой стороны, разделение времени помогает мне оставаться в реальности. Задачи обычно занимают больше времени, чем я на них выделяю, и существует ограничение на количество действий, которые я могу выполнить за день. Имеет смысл сосредоточить свою энергию на наиболее важных задачах, а не распыляться на множество усилий.
Благодаря разделению времени я лучше понимаю, как выглядит типичный день, и могу более эффективно расставлять приоритеты. использовать Майкрософт و Календарь GoogleНо есть и другие инструменты тайм-менеджмента, которые могут быть полезны.
Несмотря на то, что говорят Кэл Ньюпорт и другие эксперты по продуктивности, планирование каждой минуты вашего времени подойдет не всем, особенно тем, кто сводит себя с ума, глядя на календарь, полный времени. Когда задачи сгруппированы, легче потеряться в работе, не отслеживая, сколько минут прошло и сколько времени осталось, и я определенно предпочитаю работать именно так.
Разбиение задач — отличный инструмент в моем арсенале повышения производительности, но он подойдет не каждому стилю работы. Да, были моменты, когда группировка задач была не очень полезна. Однако сила группировки задач заключается в ее гибкости и адаптируемости. Вы можете что-то настраивать, пока не получите систему, которая будет работать на вас. Теперь вы можете просмотреть Как разумно сократить рабочее время? Эффективные стратегии повышения производительности.
