Embora o Google Docs seja amplamente utilizado como processador de texto, ele oferece alguns recursos adicionais e úteis de gerenciamento de tarefas, incluindo colaboração em tempo real, rastreamento de tarefas e integração de calendário, tornando-o uma escolha ideal para organizar e coordenar o trabalho de forma eficaz. Você pode acompanhar o andamento das tarefas, criar cronogramas e definir prioridades de trabalho com facilidade. O Google Docs oferece acesso rápido a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, tornando-o uma opção útil para quem deseja aumentar sua produtividade e organizar suas tarefas sem problemas. Veja como usar o Google Docs para gerenciar tarefas. verificar Microsoft Word x Google Docs: quem ganha?
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1. Configure seu projeto no Google Docs
Ao usar o Google Docs com frequência, especialmente se você colabora com outras pessoas, pode ser difícil controlar todos os seus documentos. É por isso que é essencial começar com uma base organizacional sólida para tornar o Google Docs uma ferramenta eficaz de gerenciamento de tarefas. Os arquivos do Google Docs que você cria estão hospedados no Google Drive e há várias maneiras Organize seus arquivos do Google Drive como um profissional.
Crie uma nova pasta para cada projeto
A criação de pastas separadas para cada projeto no Google Drive facilita a localização e o gerenciamento de todos os documentos relacionados a um projeto específico.
- Acesse sua conta em Google drive.
- Clique no botão “Novo” no canto superior e selecione “Nova pasta” no menu suspenso.
- Nomeie a pasta de acordo com o seu projeto, por exemplo, Campanha de marketing para X.
Crie subpastas para cada fase do projeto
Às vezes, pode ser necessário dividir as pastas principais em subpastas, especialmente ao lidar com projetos maiores e mais complexos.
- Vá para a pasta do projeto no Google Drive.
- Clique no botão Novo e selecione Nova pasta.
- Nomeie a subpasta de acordo com a fase do projeto, por ex. Anúncio do Facebook para X.
- Repita o processo para outras fases do projeto, conforme necessário.
ملاحظة: Quanto maior o projeto (pasta) e mais pessoas envolvidas, mais importante é ter uma estrutura de pastas bem organizada e um sistema de nomenclatura consistente e claro para arquivos e documentos.
2. Rastreie e gerencie tarefas usando chips inteligentes
Depois de definir a estrutura do projeto, você precisa de uma forma de gerenciar suas tarefas e acompanhar seu progresso. Roteiro de produtos e listas de verificação são alguns dos slides inteligentes mais úteis do Google Docs para gerenciar tarefas.
Insira um roteiro de produto para rastrear tarefas
Um roteiro de produto mostra o status de diversas tarefas, facilitando o acompanhamento de quem é responsável por quê e o andamento geral do projeto. Veja como adicionar um roteiro de produto no Google Docs:
- Abra a pasta ou subpasta relevante do projeto que você criou no Google Drive.
- Clique no botão Novo no canto superior da tela e selecione Google Docs -> Documento em branco.
- Coloque o cursor onde deseja inserir o roteiro e digite o código @.
- Uma lista suspensa aparecerá. Digite o roteiro do produto e selecione-o para inclusão.
O modelo de roteiro pré-formatado inclui campos para projeto, status, arquivos relacionados e notas. Você pode usar o roteiro como está ou personalizá-lo para atender às necessidades específicas do seu projeto. Clique em qualquer um dos campos padrão para editar o texto. Para adicionar mais linhas ou colunas, clique com o botão direito na tabela e selecione uma das opções relevantes, por exemplo, Inserir linha acima ou Inserir coluna à esquerda. verificar Aprenda a escrever e formatar Google Docs de forma eficaz usando Markdown.
Use listas de verificação para gerenciar tarefas
Você nem sempre precisa de um aplicativo de gerenciamento de tarefas dedicado às suas necessidades pessoais ou profissionais; Você pode criar a melhor lista de tarefas usando aplicativos que já usa, como o Google Docs. As listas de verificação no Google Docs fornecem uma maneira intuitiva de gerenciar tarefas. Veja como usar listas de verificação para gerenciar tarefas no Google Docs:
- Digite o código @ E digite Checklist E pressione Entrar. Você também pode clicar no ícone da lista de verificação na barra de ferramentas para inserir a lista de verificação.
- Para projetos complexos, pode ser necessário adicionar subtarefas abaixo da tarefa principal. Para fazer isso, destaque um item na lista de verificação e pressione Aba. Para reverter ou excluir a operação, toque em Shift + Tab.
- Se quiser marcar uma tarefa como concluída, marque a caixa de seleção ao lado dela.
3. Colabore e comunique-se com sua equipe
Um dos principais motivos para usar o Google Docs para gerenciar tarefas são seus recursos de colaboração e comunicação. Você pode compartilhar facilmente um documento com sua equipe, atribuir tarefas a pessoas específicas e acompanhar o progresso em tempo real. Aqui está uma visão mais detalhada:
Compartilhe documentos e gerencie o acesso
Em vez de enviar documentos por e-mail, o compartilhamento do Google Doc garante que todos trabalhem no mesmo arquivo. Para compartilhar um arquivo do Google Docs, clique no botão Compartilhar no canto superior. Em seguida, insira os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja colaborar (elas devem ter uma Conta Google). Por fim, escolha o nível de acesso – Visualizar, Comentar ou Editar.
Adendo: Você também pode criar um link compartilhável para acesso mais amplo. verificar Um guia completo para usar as ferramentas colaborativas no Google Docs.
Rastreie alterações em documentos
Depois de conceder acesso aos membros da sua equipe, você pode acompanhar as alterações feitas no documento. O Google Docs salva automaticamente um histórico de versões para cada alteração. Você pode ver essas mudanças acessando Arquivo -> Histórico de versões -> Ver histórico de versões. Aqui você encontrará uma linha do tempo de todas as edições, mostrando quem fez cada alteração e quando.
Para ter mais controle sobre as alterações, use o modo Sugerir. Nesse modo, as edições aparecem como sugestões, facilitando o rastreamento e a aprovação de edições específicas. Clique no ícone Editar (que geralmente diz Editar ou Visualizar) abaixo do botão Compartilhar no canto superior da tela e selecione Sugestão.
Atribuir tarefas usando comentários
Você pode atribuir tarefas diretamente no Google Docs usando o recurso de comentários. Basta selecionar o texto ou tarefa relevante e clicar 
(Adicione um comentário) na barra lateral e escreva o código @ Seguido do nome ou e-mail da pessoa. Isso abrirá a caixa de seleção “Atribuir a [Contato]” – selecione-a e clique no botão “Atribuir”.
Crie rascunhos de e-mail no Documentos
Para uma comunicação rápida, redija uma mensagem de e-mail dentro do próprio documento. Digite o código @ E digite Rascunho de e-mail Para criar um modelo de e-mail. Adicione o destinatário, o assunto e o conteúdo do e-mail e clique no botão “Visualizar no Gmail” à direita do formulário. Isso preencherá automaticamente o rascunho de e-mail no Gmail.
Use Google Keep, Agenda e Tarefas na barra lateral
Se você usa o Google Keep, o Calendário ou o Tarefas para organizar sua vida, ficará feliz em saber que pode acessar esses aplicativos dentro do Google Docs. Você pode usar essas ferramentas na barra lateral para exibir eventos, notas e tarefas futuras ao lado do seu documento.
Tudo o que você precisa fazer é clicar no ícone Keep, Calendário ou Tarefas na barra lateral. Por exemplo, uso o Keep para capturar rapidamente ideias que posso esquecer enquanto trabalho em um documento e o Calendário para verificar se tenho alguma reunião futura. Ter essas ferramentas na barra lateral me ajuda a evitar alternar entre vários aplicativos.
Expanda os recursos com plug-ins e modelos disponíveis
O Google Docs oferece uma ampla variedade de complementos de terceiros para aumentar sua produtividade. Esses complementos fornecem vários recursos que melhoram a funcionalidade existente do Google Docs. As extensões podem ser acessadas no menu Extensões e na barra lateral, uma vez instaladas. Existem muitas opções úteis para você escolher. Um dos meus plugins favoritos é o GPT, que usa inteligência artificial para realizar diversas tarefas, incluindo resumir texto e criar imagens.
Você também pode usar os modelos do Google Docs para facilitar sua vida. Os modelos economizam tempo e esforço e fornecem documentos com aparência profissional rapidamente. Alguns exemplos de modelos úteis do Google Docs incluem currículos, agendas de reuniões, apresentações e rastreadores de orçamento.
Às vezes é surpreendente o quão útil o Google Docs é para gerenciar tarefas, especialmente considerando que é principalmente um editor de texto. Com essas dicas e truques de gerenciamento de tarefas, você pode aumentar sua produtividade ao usar o Google Docs. Você pode ver agora Os melhores complementos do Google Docs para aproveitá-lo ao máximo.
