A colaboração fácil e contínua é crucial na era do trabalho remoto. Felizmente, o Google tem várias opções de compartilhamento que permitem que vários usuários trabalhem no mesmo projeto. Saber quem fez alterações em um arquivo e quando pode ser fundamental para o gerenciamento eficaz de planilhas.
Felizmente, o Planilhas Google tem alguns recursos que permitem acompanhar as alterações feitas em suas planilhas. A primeira são as notificações do Planilhas Google, enquanto a segunda é o histórico de edições. Neste artigo, detalharemos essas funções básicas, explicaremos como você pode ativá-las e explicaremos por que elas são essenciais para suas planilhas. Verificar Razões para preferir o Chromebook a um laptop Windows.
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Por que usar notificações por e-mail no Planilhas Google?
Ao trabalhar em uma grande planilha onde muitos funcionários estão fazendo alterações no conteúdo, pode ser difícil saber quais alterações cada colaborador está fazendo. É muito melhor saber quem fez uma mudança específica, especialmente para líderes de projeto.
Você pode verificar usando seu histórico de edições para ver quem fez a alteração. No entanto, a triagem por meio dessa função pode ser tediosa se houver muitos casos. Como alternativa, você pode usar as notificações do Planilhas Google. Desta forma, você será notificado por e-mail(s).
Se você estiver em trânsito, verifique se as notificações de e-mail móveis estão ativadas, para não perder nada.
Como ativar as notificações por e-mail no Planilhas Google
Leva apenas alguns minutos para ativar as notificações por e-mail e, depois de fazer isso, ele permanecerá ativo até que você faça mais alterações nas configurações. Siga estas etapas para ativar as notificações:
- Abra a planilha na qual você deseja ativar as notificações por e-mail.
- Clique em "Ferramentas" na parte superior da planilha. Um menu suspenso aparecerá.
- Clique em Regras de aviso , que abre uma nova janela no meio da tela.
- Você pode definir as regras aqui. Se você escolher uma opção da primeira seção, deverá especificar quando deseja receber notificações. Você escolhe quando: as alterações são feitas ou o usuário envia um formulário.
- Na segunda seção, você pode escolher E-mail — Resumo diário أو E-mail - Imediatamente.
- Clique em Salve Quando você seleciona suas configurações preferidas,
Detalharemos cada uma das configurações com mais explicações na parte inferior do artigo.
Como adicionar e excluir regras de notificação no Planilhas Google
Se você quiser adicionar mais regras, modificar as existentes ou excluí-las, vá para a opção Definir regras de notificação clicando em Regras e ferramentas de notificação.
Se você já tiver uma regra de notificação existente, ela aparecerá na lista. Você pode clicar excluir أو Editar , ou pressione Adicionar outra regra de notificação para criar uma nova regra. Quando terminar de fazer as alterações, clique em Feito para salvá-los.
Compreender as opções nas regras de notificação
Existem duas seções nas regras de notificação: a primeira é me media O segundo é informativo com.
1. Notifique-me em [seu e-mail] quando...
- Todas as alterações são feitas: Ao selecionar esta opção, todas as alterações feitas são registradas na planilha e notificadas ao usuário por e-mail, na hora ou em um resumo diário legível.
- O usuário envia o formulário: Selecionar esta opção irá alertá-lo sempre que alguém enviar um formulário. O Google Forms permite vincular seus formulários à planilha. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma pesquisa até um formulário de inscrição na faculdade.
2. Informe-me com…
- Email — Resumo Diário: Quando esta opção é selecionada, uma lista de alterações do usuário chegará no final do dia ou em um horário especificado. Se você selecionar essa opção, receberá notificações mais tarde e não imediatamente depois de fazê-las. Isso é para indivíduos que não desejam ser notificados sobre alterações imediatamente. Também é ideal para todos que trabalham em uma grande empresa onde a planilha que está sendo trabalhada está em constante mudança para evitar encher sua caixa de entrada com notificações. Certifique-se de definir o tempo de acesso fora do período de bloqueio de e-mail, caso tenha configurado alguma restrição.
- E-mail — Imediatamente: Ao selecionar esta opção, você receberá um e-mail sempre que ocorrer uma alteração na planilha. Isso é ideal para pessoas que lidam com informações confidenciais e desejam receber um e-mail se algo mudar.
Não recomendamos usar essa configuração para uma planilha com mais de dois ou três colaboradores, para não ficar exposta a notificações persistentes. Se você precisar usar esse método, pode ser uma boa ideia configurar sua pasta do Gmail para receber todas as notificações.
Por que usar o histórico de edições do Planilhas Google?
Você pode usar o recurso de histórico de modificações do Planilhas Google se não quiser receber notificações por e-mail, mas acompanhar as alterações feitas em sua planilha. O Planilhas Google salvará pequenas alterações se ocorrerem longe o suficiente, para que você não precise se preocupar em perder nenhuma alteração importante.
Somente o proprietário da planilha e todos que têm acesso para editar a planilha podem visualizar o histórico de versões da planilha no Planilhas Google.
Como as alterações estão localizadas na nuvem, você pode acessar seu histórico de modificações e encontrar a versão exata que está procurando. Isso é ideal se um membro de sua equipe (ou você) cometeu um erro e precisa fazer o downgrade. Você também pode nomear as alterações para ver qual versão deseja. Verificar Como usar o Google Docs: um guia completo para iniciantes.
Como visualizar o histórico de edições no Planilhas Google
Para acessar o histórico de versões do Planilhas Google, certifique-se de fazer alterações suficientes na planilha antes que o Planilhas possa criar um histórico de edições. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para acessar o histórico de modificações:
- Clique em Arquivo na barra superior. Isso abrirá uma lista suspensa.
- Lá, clique em Histórico de modificações.
- Clique em Exibir histórico de modificações no menu. Alternativamente, você pode usar Ctrl+Alt+Shift+H.
Uma barra lateral será aberta no lado direito da tela. Lá, você pode clicar nos três pontos verticais ao lado de Versões Antigas e clicar em Restaurar esta versão. Você também pode clicar no rótulo desta versão para dar nomes a salvamentos específicos. Se você quiser criar uma nova instância de planilha, clique em Criar uma cópia.
Ao criar uma nova cópia da planilha, ela será reiniciada e terá um novo histórico de edições. Se você ainda deseja acompanhar as alterações na nova planilha, exclua a tabela mais antiga para evitar confusão no futuro.
Diferenças entre notificações por e-mail e histórico de edições
Uma notificação do Planilhas Google permite que você receba e-mails sempre que um usuário alterar a planilha. Ao utilizar o log de modificações, as alterações são apenas registradas e o usuário não é efetivamente notificado.
Ponta do iceberg
Na maioria dos casos, é uma boa ideia usar esses dois recursos para planilhas importantes. Embora tenham sido discutidos neste artigo, eles são apenas uma pequena parte de todas as ferramentas que o Planilhas Google oferece para equipes que trabalham em planilhas.
Ainda há muito a aprender, então continue lendo para tudo que este poderoso aplicativo tem a oferecer. Agora você pode visualizar Como organizar colunas no Planilhas Google como um profissional.
