Seja para uma reunião de equipe ou uma ligação de cliente, as reuniões do Zoom se tornaram uma parte essencial da vida de todos os trabalhadores remotos. No entanto, a maioria dos participantes esquece a discussão que surgiu após o término da reunião. Não lembrar dos pontos altos da reunião pode torná-lo ineficaz, o que pode levar à improdutividade. Então, como você se mantém atualizado com todos os detalhes de suas reuniões online?
Você tem que se familiarizar com as notas da reunião. Embora este não seja um conceito novo, muitas pessoas não têm um sistema de anotações adequado para ajudá-los a acompanhar suas chamadas. Mas como você faz anotações durante as reuniões do Zoom? Vamos descobrir. Verificar Melhores aplicativos que você pode usar para escrever resumos de reuniões eficazes.
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Comparação de notas e atas de reuniões: Qual é a diferença?
Na maioria das vezes, as pessoas usam notas de reunião e atas de forma intercambiável. No entanto, esses conceitos não são os mesmos, e entender as diferenças entre eles pode ajudar a aumentar sua eficiência.
Notas e atas são procedimentos em que são registrados os principais pontos discutidos na reunião, mas voltados para coisas diferentes. As notas da reunião são informações breves sobre as ideias, planos, metas, ações e prazos mencionados na reunião. Você pode modificar o conteúdo de acordo com seu propósito e intenção.
Por outro lado, as atas das reuniões são detalhes oficiais que podem servir como documentação legal da reunião, que o auditor e os tribunais podem ver. Essencialmente, as atas capturam informações como participantes da reunião, ausentes, tópicos discutidos, horário de início e término da reunião, decisões finais tomadas e muito mais. Os minutos são rastreados com uma estrutura específica, diferente das notas que podem ser alteradas. Ao redigir a ata da reunião, é possível garantir que cada evento seja documentado, podendo esta ata ser compartilhada com os demais membros que não puderam participar, para que eles tenham um acompanhamento do que exatamente aconteceu.
Escrever atas de reunião é diferente de escrever notas de reunião, a primeira se concentra em detalhar exatamente o que aconteceu na reunião e a segunda enfatiza apenas alguns pontos-chave. Claro que ter os dois é importante, pois é necessário manter a ata da reunião para enfatizar os detalhes, e as anotações da reunião são um lembrete dos pontos mais importantes acordados e das etapas a serem tomadas rapidamente. Verificar Como conduzir uma reunião preparatória bem-sucedida para um projeto.
Como fazer anotações em uma reunião Zoom
Além do uso pessoal, as notas de reunião também podem servir como um recurso para seus colegas usarem, especialmente se você estiver disposto a compartilhar suas notas. Como eles têm todas as informações vitais discutidas na reunião, isso pode ajudar a aumentar a produtividade de sua equipe.
No entanto, as notas de reunião devem ter estrutura. Caso contrário, ninguém vai entender. Veja como fazer anotações de reuniões como um profissional:
1. Aprenda o básico sobre como fazer anotações
Ao fazer anotações, há muitos tópicos que você precisa abordar. Aqui estão as coisas que você deve incluir:
pré reuniãoAntes do início da reunião, anote os detalhes que já estão disponíveis para você não perder tempo. Qual é:
- data e hora: isso o ajudará a organizar e classificar bem suas anotações.
- Tipo de presença e reunião: É uma videochamada com o cliente ou uma reunião de equipe? Quem participou?
- horário de trabalhoUm resumo do que é a reunião.
- Pensamentos: Você tem algo que gostaria de compartilhar durante a reunião? Anote para não esquecer.
durante o encontroDepois que a reunião começar, você pode concentrar suas anotações nas coisas importantes que foram mencionadas durante a reunião, como:
- Itens de trabalho: Se houver algum plano discutido durante a reunião, anote-o. Forneça os detalhes mencionados, como pessoas envolvidas, designação e responsabilidades, cronograma e data de vencimento.
- os fatos: Quaisquer fatos importantes mencionados durante a reunião.
- Pergunta e resposta: Grave as perguntas feitas na reunião e suas respostas, para que você possa consultá-las se necessário.
2. Não grave tudo o que você ouve
Fazer anotações não é capturar tudo o que foi dito durante uma reunião do Zoom. Anotar toda a reunião é uma abordagem antiga; O profissional não faz mais isso. Se você tentar o método antigo, provavelmente irá falhar. Isso ocorre porque todo o processo é demorado e anula o objetivo principal de anotações. Também irá confundir você ou aqueles que irão lê-lo, pois conterá informações redundantes e desnecessárias.
Em vez disso, registre apenas palavras-chave e itens de ação. Basicamente, você pode obter as palavras-chave e criar um resumo dos pontos e qualquer coisa a ver com eles. Você pode dar uma olhada Noções básicas de anotações Para tornar suas anotações concisas e fáceis de entender.
3. Crie um formulário
Para acelerar todo o processo de anotações, você precisa criar um formulário. Isso economiza seu tempo pensando em quais detalhes vão para onde. Ao mesmo tempo, você não precisa gastar mais tempo ajustando-o após a reunião, pois já foi formatado.
Você pode criar um modelo para atender às suas necessidades ou também seguir diferentes estratégias de anotações. Por exemplo, você pode tentar o método Quadrantes e dividir suas notas em quatro seções: Perguntas, Tarefas, Tarefas e Notas. Se você é uma pessoa que adora dados visuais, um mapa mental pode ser um modelo ideal.
Além das estratégias, você também pode usar aplicativos de anotações para facilitar a organização de tudo. Alguns aplicativos já têm um modelo pronto para você usar, então você não precisa pensar em criar ou encontrar um.
4. Defina sua meta
Se você deseja ter sucesso ao escrever notas de reunião do Zoom, a coisa mais importante que você precisa considerar é o seu objetivo. Pergunte a si mesmo: Por que você escreve notas? Você gostaria de usá-lo para ser eficaz e avançar em sua carreira? Você escreve notas como parte de seu trabalho? Você quer compartilhá-lo? Você faz isso para ser mais organizado? O que você quer aproveitar?
Definir uma meta para fazer anotações permite que você fique mais motivado para fazê-lo melhor. Se você sabe o que quer alcançar, escrever notas de reunião se torna um passeio no parque, onde você terá uma compreensão mais clara do resultado desejado. Lembre-se de que as anotações das reuniões devem ajudá-lo a se tornar melhor em sua carreira. Isso não é apenas algo que você faz; Isso pode ajudá-lo muito a progredir e se tornar mais eficaz no trabalho. Verificar Os melhores aplicativos de mídia social para viajantes para melhorar sua próxima viagem.
É prático sempre fazer anotações durante as reuniões do Zoom?
Você nem sempre precisa fazer anotações durante as reuniões. No entanto, você precisa aprender a avaliar a importância de cada ligação que fizer. Por exemplo, se for apenas uma ligação paralela e nenhum detalhe importante for mencionado, você pode pular as notas e se concentrar na ligação em si.
No entanto, tomar notas é uma habilidade essencial que você deve aprender para avançar em sua carreira. Além de ajudar na eficiência, isso pode levar a uma melhor retenção, o que pode melhorar sua memória. Também cria responsabilidade e melhora o desempenho de seus colegas de equipe, permitindo que eles se tornem mais conscientes do que devem fazer. Finalmente, dá direção, para que você saiba onde focar sua atenção. Agora você pode visualizar O Zoom é seguro para usar? A maioria das questões de privacidade a serem consideradas.
