Gli strumenti organizzativi possono fare molto di più che aiutarti a restare concentrato sul lavoro. Gestisco tutta la mia vita tramite Notion, che mi aiuta a tenere sotto controllo quasi tutto. Notion è un sistema completo di gestione delle informazioni personali che consente di organizzare in modo efficiente attività, progetti e note.
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1. Pagine dedicate a tutto ciò che necessita di organizzazione
La mia prima regola per organizzare qualsiasi cosa in Notion è quella di separare gli elementi in pagine. Ho pagine separate per il lavoro e per la vita personale, e poi pagine annidate al loro interno per categorizzare le diverse attività. Ciò mi consente di applicare le migliori pratiche di gestione dei progetti personali.
Ho una pagina separata dedicata alla pianificazione finanziaria, con pagine dedicate al monitoraggio di entrate, spese, acquisti importanti, risparmi e investimenti. Ciò vale anche per il lavoro. Come giornalista, scrittore e programmatore, ho diversi percorsi di carriera aperti contemporaneamente. Avere pagine dedicate mi consente di monitorare separatamente i diversi tipi di lavoro, il che è fondamentale per migliorare la produttività.
In situazioni ricorrenti, come la pianificazione di budget mensili, questa struttura si rivela un enorme risparmio di tempo. Invece di dover scorrere estratti conto, e-mail, lettere e ingombranti fogli di calcolo che utilizzo per tenere traccia di grandi quantità di denaro, posso organizzare tutto in modo ordinato all'interno di Notion Pages. In questo modo si riduce il tempo sprecato nella ricerca delle informazioni.
Non è obbligatorio farlo, e Notion è perfettamente in grado di tenere traccia di ogni genere di cosa su una sola pagina. Tuttavia, questa gerarchia di pagine nidificate mi consente di trovare esattamente ciò che sto cercando senza dover scorrere un mucchio di informazioni irrilevanti. In questo modo si garantisce l'attenzione sui compiti importanti ed si evitano distrazioni.
2. Liste di controllo per elenchi rapidi in Notion
La funzionalità di blocco delle liste di cose da fare di Notion consente di creare checklist comprimibili per annotare rapidamente le cose da fare. Una lista di cose da fare è in genere il primo passo quando devo iniziare a monitorare qualcosa di nuovo o a inserire informazioni in Notion.
In Notion le caselle di controllo vengono trattate allo stesso modo degli elenchi puntati, quindi è possibile avere caselle di controllo annidate (o punti elenco) in ogni elemento. Utilizzando questo approccio, posso definire chiaramente i miei compiti e tutti i requisiti, i passaggi o le sotto-attività in essi contenuti, con la massima semplicità. Puoi anche impostare dei promemoria, il che significa che se usi questa funzione correttamente, puoi sostituire la tua app delle cose da fare con Notion.
La maggior parte delle mie pagine Notion contiene almeno una specie di checklist. Oltre a tenere traccia delle cose da fare quotidianamente, utilizzo queste checklist per qualsiasi cosa, dalla spesa al tenere traccia dei libri che devo leggere e monitorare i miei progressi nell'allestimento del mio nuovo ufficio.
L'unica funzionalità che si perde rispetto a un'app dedicata alle liste di cose da fare è la possibilità di aggiungere un widget contenente la lista di cose da fare alla schermata iniziale del telefono. Notion dispone di widget per Android e il widget Pagina ti aiuterà ad arrivare rapidamente alla pagina che contiene il tuo elenco. Tuttavia, app come Microsoft To-Do offrono uno strumento che consente di selezionare o aggiungere nuove attività direttamente dalla schermata iniziale, garantendo un'esperienza più fluida.
3. Database per il monitoraggio del lavoro e dei progetti
sono Io utilizzo i database Notion. Per tracciare quasi tutto. Consente di creare proprietà individuali, utilizzare formule e supportare l'automazione per semplificare il lavoro. I database Notion possono anche essere sincronizzati con app di terze parti come Asana, Jira o GitHub, semplificando il monitoraggio delle attività su diverse piattaforme.
Ogni singolo elemento in un database Notion è una pagina, il che significa che è possibile organizzare molte informazioni all'interno di un'unica tabella. Puoi anche creare visualizzazioni personalizzate per i tuoi database con filtri e ordinamenti specifici per categorizzare facilmente i tuoi contenuti. E se vuoi collegare dati tra tabelle, la funzionalità di relazione di Notion si occuperà anche di questo. I database più grandi con molti elementi o più database su una singola pagina possono rendere difficoltosa la navigazione, quindi l'impostazione di visualizzazioni personalizzate consente di trovare rapidamente informazioni rilevanti che potrebbero non essere visibili a colpo d'occhio.
Quando si imposta un database, è possibile aggiungere diverse proprietà del database alle colonne. Sono disponibili 21 proprietà diverse per i database, tra cui testo e numeri semplici, formule e pulsanti che attivano automazioni specifiche con un solo clic. Puoi anche caricare file e immagini nei tuoi database per una facile archiviazione.
Il mio sistema di monitoraggio estrae le attività rilevanti da Asana non appena mi vengono assegnate. Una volta importate, utilizzo le singole pagine per contenere ricerche o note per l'articolo e le mie proprietà di monitoraggio per suddividere le attività complesse in parti più piccole.
Se disponi di più database che tengono traccia delle attività su pagine diverse, puoi convertire tali tracker di attività in un database di attività. Tutti i compiti a te assegnati appariranno quindi nella sezione. I miei compiti Nella home page di Notion. Tieni presente che i database delle attività devono avere una proprietà Stato و Amministratore و scadenza, quindi assicurati di aggiungerlo se non l'hai già fatto.
Per utilizzare appieno i database è necessario passare almeno all'abbonamento Notion Plus, ma le funzionalità aggiuntive valgono ampiamente il costo. Con tutto il tempo che questa app mi fa risparmiare, Il mio abbonamento a Notion si ripaga da solo ogni mese..
4. Utilizzare i colori per indicare lo stato dell'attività nel testo.
Notion offre alcune opzioni di formattazione del testo di base, tra cui grassetto, corsivo, sottolineato e barrato, nonché colori di sfondo e del testo. Se hai bisogno di ideare un sistema di tracciamento rapido, ti suggerisco di usare i colori per indicare lo stato delle attività, che è Strategia efficace di gestione delle attività.
Uno dei precedenti sistemi di gestione delle attività che utilizzavo si basava sui colori del testo per tenere traccia delle mie idee. Una volta predisposta una lista di cose da fare con possibili idee, ho colorato il testo con colori diversi per indicare i progressi compiuti su ogni idea. Questo metodo aiuta in Organizza i compiti Visivamente.
Le attività gialle indicano che un editor le sta revisionando, le attività verdi indicano che sono state approvate e le attività rosse indicano che sono state rifiutate. Una volta terminato di scrivere un articolo, posso semplicemente spuntare la casella dell'attività e passare all'attività successiva. Questo semplice metodo migliora Produttività delle attività.
Questo sistema non è dettagliato quanto il mio attuale sistema di gestione degli articoli, che è basato sull'utilizzo di database. Ma se ti è stato assegnato un nuovo progetto e non hai tempo di decidere come creare un sistema di monitoraggio ben organizzato, aggiungere del testo colorato alla tua lista delle cose da fare può fare miracoli. È una soluzione rapida ed efficace per تتبع المهام.
5. Integrazione di Google Calendar e Google Fogli
Sebbene Notion sia uno strumento versatile, non può fare tutto. È qui che entrano in gioco le integrazioni di app di terze parti. Le numerose integrazioni di Notion aumentano la produttività.Se un determinato servizio non è supportato, puoi sempre incorporare contenuti web.
Mi piacciono molto i database Notion, ma le formule di Notion non funzionano allo stesso modo delle formule di Excel o di Google Sheets. In questi casi, creo un foglio di calcolo di Google Fogli e lo importo nella pagina Notion pertinente.
Basta copiare il link di condivisione da Google Sheets e incorporarlo in Notion utilizzando un blocco. embed. Riceverai un foglio di calcolo completamente funzionale direttamente nella tua pagina Notion, con le stesse funzionalità dell'app web di Google Fogli.
Lo stesso vale per Google Calendar. Essendo un utente Android di lunga data, sono profondamente immerso nell'ecosistema Google, quindi passare a Notion Calendar non è molto pratico per me. Utilizzando la funzione di incorporamento, posso aggiungere il mio calendario a qualsiasi pagina di Notion e visualizzare tutti i nuovi appuntamenti o eventi che aggiungo dall'app Calendario sul mio telefono.
Notion è uno strumento estremamente potente, soprattutto se si considera la sua semplicità di configurazione. Dovrai dedicare un po' di tempo a scoprire tutte le diverse funzionalità e i blocchi, ma una volta fatto, sarai in grado di gestire tutto, da un importante compito di lavoro a quelle serate romantiche che non ricordavi.
