Les outils d’organisation peuvent faire bien plus que simplement vous aider à rester sur la bonne voie au travail. Je gère toute ma vie dans Notion, et cela m'aide à rester au courant de presque tout. Notion est un système complet de gestion des informations personnelles qui vous permet d'organiser efficacement vos tâches, vos projets et vos notes.
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1. Pages dédiées à tout ce qui nécessite de l'organisation
Ma première règle pour organiser quoi que ce soit dans Notion est de séparer les éléments en pages. J'ai des pages séparées pour le travail et la vie personnelle, puis des pages imbriquées à l'intérieur pour catégoriser différentes tâches. Cela me permet d’appliquer les meilleures pratiques de gestion de projet personnel.
J'ai une page de planification financière distincte avec des pages dédiées au suivi des revenus, des dépenses, des gros achats, de l'épargne et des investissements. Cela s’applique également au travail. En tant que journaliste, écrivain et programmeur, j’ai différents cheminements de carrière ouverts en même temps. Le fait d’avoir des pages dédiées me permet de suivre différents types de travail séparément, ce qui est essentiel pour améliorer la productivité.
Dans des situations récurrentes comme la planification de budgets mensuels, cette structure permet de gagner un temps considérable. Au lieu de devoir parcourir les relevés bancaires, les e-mails, les lettres et les feuilles de calcul encombrantes que j'utilise pour suivre des sommes d'argent plus importantes, je peux tout organiser soigneusement dans Notion Pages. Cela réduit le temps perdu à rechercher des informations.
Vous n’êtes pas obligé de le faire, et Notion est parfaitement capable de suivre toutes sortes de choses sur une seule page. Cependant, avoir cette hiérarchie de pages imbriquées me permet de trouver exactement ce que je recherche sans avoir à faire défiler un tas d'informations non pertinentes. Cela permet de se concentrer sur les tâches importantes et d’éviter les distractions.
2. Listes de contrôle pour les listes rapides dans Notion
La fonctionnalité de bloc de liste de tâches de Notion vous permet de créer des listes de contrôle réductibles pour noter rapidement des listes de tâches. Une liste de tâches est généralement la première étape lorsque j'ai besoin de commencer à suivre quelque chose de nouveau ou à mettre des informations dans Notion.
Les cases à cocher dans Notion sont traitées de la même manière que les listes à puces, vous pouvez donc avoir des cases à cocher imbriquées (ou des puces) dans chaque élément. Grâce à cette approche, je peux définir clairement mes tâches et toutes les exigences, étapes ou sous-tâches qu’elles contiennent en toute simplicité. Vous pouvez également définir des rappels, ce qui signifie que si vous utilisez correctement cette fonctionnalité, vous pouvez remplacer votre application de tâches par Notion.
La plupart de mes pages Notion contiennent au moins une sorte de liste de contrôle. En plus de suivre les tâches quotidiennes à effectuer, j'utilise ces listes de contrôle pour tout, depuis les courses jusqu'au suivi des livres que je dois lire et au suivi de mes progrès dans l'installation de mon nouveau bureau.
La seule fonctionnalité que vous perdez par rapport à une application dédiée à la liste de tâches est la possibilité d'épingler un widget contenant votre liste de tâches sur l'écran d'accueil de votre téléphone. Notion dispose de widgets Android disponibles, et le widget Page vous aidera à accéder rapidement à la page qui contient votre liste. Cependant, des applications comme Microsoft To-Do vous offrent un outil permettant de sélectionner ou d'ajouter de nouvelles tâches directement depuis l'écran d'accueil, offrant ainsi une expérience plus fluide.
3. Bases de données pour le suivi des travaux et des projets
أنا J'utilise les bases de données Notion. Pour suivre presque tout. Il vous permet de créer des propriétés individuelles, d'utiliser des formules et de prendre en charge l'automatisation pour vous simplifier la vie. Les bases de données Notion peuvent également se synchroniser avec des applications tierces comme Asana, Jira ou GitHub, ce qui facilite le suivi des tâches sur différentes plateformes.
Chaque élément individuel d'une base de données Notion est une page, ce qui signifie que vous pouvez organiser de nombreuses informations dans une seule table. Vous pouvez également créer des vues personnalisées pour vos bases de données avec des filtres et des tris spécifiques pour catégoriser facilement votre contenu. Et si vous souhaitez lier des données entre des tables, la fonction de relation de Notion s'en chargera également. Les bases de données plus volumineuses contenant de nombreux éléments ou plusieurs bases de données sur une seule page peuvent rendre la navigation difficile. La configuration de vues personnalisées vous permet donc de trouver rapidement des informations pertinentes que vous ne pourriez pas voir en un coup d'œil.
Lors de la configuration d'une base de données, vous avez la possibilité d'ajouter différentes propriétés de base de données aux colonnes. Il existe 21 propriétés différentes disponibles pour les bases de données, allant du simple texte et des nombres aux formules et aux boutons qui déclenchent des automatisations spécifiques en un seul clic. Vous pouvez même télécharger des fichiers et des images dans vos bases de données pour un stockage facile.
Mon système de suivi extrait les tâches pertinentes d'Asana dès qu'elles me sont attribuées. Une fois importées, j'utilise des pages individuelles pour contenir des recherches ou des notes pour l'article et mes propriétés de suivi pour diviser les tâches complexes en morceaux plus petits.
Si vous disposez de plusieurs bases de données qui suivent les tâches sur différentes pages, vous pouvez convertir ces outils de suivi des tâches en une base de données de tâches. Toutes les tâches qui vous sont assignées apparaîtront alors sous la section. Mes tâches Sur la page d'accueil de Notion. Gardez à l’esprit que les bases de données de tâches doivent avoir une propriété Statut و Le fonctionnaire و Date d'échéance, alors assurez-vous de l'ajouter si vous ne l'avez pas déjà fait.
Vous devez au moins passer à un abonnement Notion Plus pour utiliser pleinement les bases de données, mais les fonctionnalités supplémentaires valent bien le coût. Avec tout le temps que cette application me fait gagner, Mon abonnement Notion se rentabilise chaque mois..
4. Utilisez des couleurs pour indiquer l’état de la tâche dans le texte.
Notion propose quelques options de formatage de texte de base, notamment le gras, l'italique, le soulignement et le barré, ainsi que les couleurs d'arrière-plan et de texte. Si vous devez concevoir un système de suivi rapide, je suggère d'utiliser des couleurs pour indiquer l'état des tâches, ce qui est Stratégie efficace de gestion des tâches.
L’un des systèmes de gestion des tâches que j’utilisais auparavant s’appuyait sur les couleurs du texte pour suivre mes idées. Une fois que j'ai eu une liste de choses à faire prête avec des idées potentielles, j'ai colorié le texte de différentes couleurs pour indiquer la progression de chaque idée. Cette méthode aide à Organisation des tâches Visuellement.
Les tâches jaunes indiquent qu'un éditeur les examine, les tâches vertes indiquent qu'elles ont été approuvées et les tâches rouges indiquent qu'elles ont été rejetées. Une fois que j'ai fini d'écrire un article, je peux simplement cocher la case de la tâche et passer à la tâche suivante. Cette méthode simple améliore Productivité des tâches.
Ce système n’est pas aussi détaillé que mon système actuel de gestion d’articles, qui est construit à l’aide de bases de données. Mais si un nouveau projet vous a été confié et que vous n'avez pas le temps de décider comment créer un système de suivi bien organisé, un texte coloré sur votre liste de tâches peut faire des merveilles. C'est une solution rapide et efficace pour Suivi des tâches.
5. Intégration de Google Agenda et Google Sheets
Bien que Notion soit un outil polyvalent, il ne peut pas tout faire. C'est là qu'interviennent les intégrations d'applications tierces. Les nombreuses intégrations de Notion augmentent la productivité.Vous pouvez toujours intégrer du contenu Web si un service particulier n'est pas pris en charge.
J'aime beaucoup les bases de données Notion, mais les formules Notion ne fonctionnent pas de la même manière que les formules Excel ou Google Sheets. Dans de tels cas, je crée une feuille de calcul Google Sheets et l'importe dans la page Notion correspondante.
Copiez simplement le lien de partage depuis Google Sheets et intégrez-le dans Notion à l'aide d'un bloc. Intégrer. Vous obtiendrez une feuille de calcul entièrement fonctionnelle directement dans votre page Notion avec les mêmes fonctionnalités que dans l'application Web Google Sheets.
Il en va de même pour Google Agenda. En tant qu'utilisateur Android de longue date, je suis profondément immergé dans l'écosystème Google, donc passer à Notion Calendar n'est pas très pratique pour moi. Grâce à la fonction d'intégration, je peux ajouter mon calendrier à n'importe quelle page Notion et afficher tous les nouveaux rendez-vous ou événements que j'ajoute à partir de l'application Calendrier sur mon téléphone.
Notion est un outil extrêmement puissant, surtout compte tenu de sa simplicité de mise en place. Vous devrez passer un certain temps à découvrir toutes les différentes fonctionnalités et tous les blocs, mais une fois que vous l'aurez fait, vous maîtriserez tout, d'une tâche de travail importante à ces soirées de rendez-vous dont vous ne vous souvenez pas.
