Κάθε πρωί ξεκινούσε με ένα καταιγισμό email και μια διάσπαρτη λίστα υποχρεώσεων. Μετά σταμάτησα. Τώρα, οι ώρες ησυχίας πριν το μεσημέρι είναι δικές μου—και κάνω περισσότερη δουλειά από ποτέ. *Σημείωση: Μελέτες δείχνουν ότι ο κατά διαστήματα έλεγχος email μειώνει τη συγκέντρωση και αυξάνει τα επίπεδα άγχους.*
Τι έχει αλλάξει από τότε που ξεκίνησε αυτό το πείραμα;
Ήξερα ότι θα απολάμβανα μερικά από τα πλεονεκτήματα του να μην ελέγχω τα email πριν το μεσημέρι, όπως η αυξημένη εστίαση. Ωστόσο, υπήρχαν άλλα, πιο εκπληκτικά οφέλη.
1. Μειώστε την άμεση ανταπόκριση: Πώς επηρέασε την παραγωγικότητά μου η καθυστέρηση του ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο έλεγχος των email πρώτα το πρωί είχε το ίδιο αποτέλεσμα όπως όταν διάβαζα τις ειδοποιήσεις του τηλεφώνου μου. Αντί να ολοκληρώνω βασικές εργασίες που θα με έφερναν πιο κοντά στους στόχους μου, συχνά βρέθηκα σε κατάσταση αντίδρασης. Με ενδιέφερε περισσότερο να σβήσω φωτιές παρά να βάλω τις βάσεις για οτιδήποτε έχει νόημα. Αυτή η προληπτική προσέγγιση, η οποία βασίζεται στην ιεράρχηση και την οργάνωση του χρόνου, είναι απαραίτητη για τη βελτίωση της διαχείρισης εργασιών και τη μείωση του άγχους.
Πολλά από τα email δεν ήταν τόσο επείγοντα όσο νόμιζα. Ακόμα κι αν κάποιος πει ότι πρέπει να του απαντήσω το συντομότερο δυνατό, μπορώ να μετρήσω πόσες φορές χρειάστηκα από τη μία πλευρά. Πέρα από το ότι δεν ολοκλήρωσα κανένα από τα καθήκοντα που έθεσα στον εαυτό μου, αγανακτούσα και με τους άλλους.
Δεδομένου ότι δεν ελέγχω πλέον τα email πριν το μεσημέρι, είμαι πολύ λιγότερο αντιδραστικός όταν ανοίγω τελικά τα εισερχόμενά μου και μπορώ να προσεγγίσω κάθε μήνυμα με περισσότερη λογική. Αυτό μου επιτρέπει να επικεντρώνομαι σε εργασίες υψηλής προτεραιότητας και να αποφεύγω περιττούς περισπασμούς, ενισχύοντας σημαντικά την παραγωγικότητα.
2. Μείωση του άγχους και του στρες
Πάντα ανησυχούσα μήπως χάσω κάτι σημαντικό επειδή δεν έλεγχα τα email μου το πρωί. Για παράδειγμα, μερικές φορές φοβόμουν ότι κάποιος θα ήθελε να με προσλάβει για μια δουλειά που ήθελα, αλλά αν δεν απαντούσα αμέσως στο μήνυμα, ο διευθυντής προσλήψεων θα με ξεχνούσε και θα έδινε τον ρόλο σε κάποιον άλλο.
Από τότε που σταμάτησα να ελέγχω τα email το πρωί, τώρα συνειδητοποιώ ότι αυτοί οι φόβοι δεν ήταν πραγματικοί. Ακόμα με προσέλαβαν για ενδιαφέρουσες δουλειές και αντίθετα με ό,τι προσπαθούσε να μου πει το μυαλό μου, δεν έκαψα γέφυρες με σημαντικούς ανθρώπους. *Σημείωση ειδικού: Αυτοί οι φόβοι είναι συχνά παράλογοι και ενισχύονται από το άγχος.*
Επειδή έχω λιγότερο άγχος, το βρίσκω πολύ πιο εύκολο να το ενισχύσω. Μειώστε το άγχος και δημιουργήστε υγιείς συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. *Συμβουλή: Ο καθορισμός συγκεκριμένων ωρών για τον έλεγχο των email μπορεί να μειώσει σημαντικά το άγχος που σχετίζεται με αυτό.*
3. Αύξηση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητάς μου
Ένας από τους κύριους λόγους που βάζω όρια στη χρήση του email μου είναι επειδή αποσπώνομαι συνεχώς από τη δουλειά. Πάντα ήθελα να είμαι παραγωγικός και να πετυχαίνω μεγάλους στόχους και παρατήρησα ότι οι τεχνολογικές μου συνήθειες — συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου του email — με εμπόδιζαν.
Έγινα πιο παραγωγικός αφού σταμάτησα να ελέγχω email το πρωί. Κάνω τις περισσότερες από τις βασικές μου εργασίες πριν από το μεσημεριανό γεύμα, κάτι που με αφήνει να νιώθω χαλαρός για την υπόλοιπη μέρα. Ως πρόσθετο πλεονέκτημα, νιώθω μια ωραία αίσθηση ολοκλήρωσης, που με παρακινεί να συνεχίσω. Αυτή η πρακτική αναφέρεται συχνά μεταξύ των ειδικών ως «ομαδοποίηση εργασιών» για τη βελτίωση της εστίασης.
Θα έλεγα ότι ο μη έλεγχος των email το πρωί έχει αποφέρει καλύτερα αποτελέσματα από οποιοδήποτε άλλο. Μια εφαρμογή για την αύξηση της παραγωγικότητας στην απομακρυσμένη εργασία Ή ένα παρόμοιο εργαλείο. Οι ειδικοί διαχείρισης χρόνου προτείνουν συχνά να ορίσετε συγκεκριμένες ώρες για τον έλεγχο των email για να μειώσετε τις διακοπές και να αυξήσετε την εστίαση.
4. Είμαι πιο δημιουργικός.
Το να είσαι λιγότερο αντιδραστικός, πιο παραγωγικός και λιγότερο ανήσυχος είναι μια ισχυρή τριάδα. Όταν αυτές οι ιδιότητες συνδυάζονται, κάνουν τεράστια διαφορά στη δημιουργικότητά μου. Όταν είμαι με τις δικές μου σκέψεις το πρωί και κάνω δουλειά που προωθεί τα πράγματα, σκέφτομαι αμέτρητες νέες ιδέες καθημερινά. Μάλιστα, έχω κάποιες σημειώσεις που περιέχουν πάνω από 100 ιδέες για διάφορα δημιουργικά μου έργα.
Αν τελειώσω τη σημαντική δουλειά μου πριν από το μεσημέρι, εξακολουθώ να μην ελέγχω τα email εκ των προτέρων. Αντίθετα, είτε πηγαίνω μια βόλτα, κάνω καταιγισμό ιδεών ή γράφω στο ημερολόγιό μου. Επιτρέποντας στον εγκέφαλό μου να σκεφτεί, συνήθως αναπτύσσω περισσότερες ιδέες.
Πέρα από τη δημιουργία ιδεών, το να μην ελέγχω τα email το πρωί σημαίνει ότι έχω περισσότερο εύρος ζώνης για τις βασικές εργασίες κάθε μέρας. Έτσι, μπορώ να κάνω ό,τι καλύτερο μπορώ και να βλέπω κενά για να δοκιμάσω νέα πράγματα.
5. Μειώστε το άγχος και την εξουθένωση: Στρατηγικές διαχείρισης χρόνου και email
Ως κάποιος που μεγάλωσα σε μια μεγάλη πόλη, πάντα πίστευα ότι το να είσαι συνεχώς απασχολημένος ήταν η φυσιολογική ανθρώπινη κατάσταση. Αλλά αφού μετακόμισα σε ένα λιγότερο θορυβώδες μέρος, άρχισα να μισώ αυτό το συναίσθημα που μπορώ να περιγράψω ως «τρέχω συνέχεια για να προλάβω ένα τρένο». Δεν συνειδητοποίησα πόσο πολύ συνέβαλαν σε αυτό το συναίσθημα οι συνήθειες ελέγχου των email μου μέχρι που σταμάτησα.
Νιώθω ότι έχω περισσότερο χρόνο τώρα. Ως αποτέλεσμα, είμαι πιο χαλαρός, κάτι που μου δίνει σιγουριά ότι θα ολοκληρώσω όλες τις εργασίες της καθημερινής μου λίστας υποχρεώσεων. Αυτή η αλλαγή ενισχύει την παραγωγικότητα και μειώνει το εργασιακό άγχος.
Εκτός από το ότι δεν ελέγχω συνεχώς τα email, με βοήθησε και η μείωση του αριθμού των στοιχείων στην καθημερινή μου λίστα υποχρεώσεων. Μπορεί να είναι η παρουσία του Μια λίστα «δεν» που περιλαμβάνει ορισμένες συνήθειες Έχει την ίδια θετική επίδραση στη διαχείριση του χρόνου και στη μείωση του άγχους.
Συμβουλές για να αποφύγετε τον έλεγχο email πριν το μεσημέρι
Θα ήθελα να σας πω ότι σταμάτησα να ελέγχω email μια μέρα και δεν επέστρεψα ποτέ στις παλιές μου συνήθειες. Ωστόσο, θα έλεγα ψέματα. Το ταξίδι για να φτάσω σε αυτό το σημείο ήταν χαοτικό και μου πήρε μερικούς μήνες. Μερικά σημαντικά πράγματα έκαναν τη μεγαλύτερη διαφορά. Η επίτευξη αποτελεσματικής διαχείρισης email απαιτεί την εφαρμογή στοχαστικών στρατηγικών και την τήρηση τους με την πάροδο του χρόνου. Η σταδιακή αλλαγή είναι συχνά πιο βιώσιμη από τις ξαφνικές, ριζικές αλλαγές.
1. Πρωινός φραγμός ώρας
παρόλο Η τεχνική κατανομής χρόνου δεν λειτουργεί για μένα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ωστόσο, προγραμματίζω βαθιές περιόδους εργασίας νωρίς το πρωί. Αφιέρωσα δύο ώρες μετά το ξύπνημα για να ολοκληρώσω τις πιο σημαντικές εργασίες μου για την ημέρα και δεν μου επιτρέπεται να κάνω τίποτα άλλο —ούτε καν να φάω πρωινό— μέχρι να τελειώσει αυτός ο χρόνος.
Μόλις τελειώσει η περίοδος εργασίας μου, παίρνω πρωινό και πηγαίνω στο γυμναστήριο πριν ξαναρχίσω τη δουλειά το απόγευμα. Μόνο τότε ελέγχω τα email μου. Αν και έχω μεγαλύτερη ευελιξία επειδή εργάζομαι εξ αποστάσεως, μπορείτε τουλάχιστον να ολοκληρώσετε τη σημαντική δουλειά σας μόλις ξυπνήσετε. Η αφιέρωση ώρας το πρωί είναι μια αποτελεσματική στρατηγική για την αύξηση της παραγωγικότητας και την εστίαση στις προτεραιότητες.
Ποια εφαρμογή ημερολογίου είναι καλύτερη για την κατανομή χρόνου για πρωινές συνεδρίες βαθιάς εργασίας; Ξεκινήστε με 30 λεπτά και αυξήστε σταδιακά καθώς αισθάνεστε πιο άνετα. Μόλις επιτύχετε απτά αποτελέσματα, δεν θα νιώθετε τόση ανάγκη να ελέγξετε τα email το πρωί. Η αφιέρωση ώρας το πρωί βοηθά στη βελτίωση της διαχείρισης του χρόνου και στην αύξηση της εστίασης σε εργασίες προτεραιότητας.
2. Χρησιμοποιήστε προγράμματα αποκλεισμού ιστοτόπων και εφαρμογών για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα
Το να βασίζεσαι μόνο στη δύναμη της θέλησης είναι περιορισμένο και είναι καλύτερο να απομακρύνεις τους περισπασμούς αντί να τους αντιστέκεσαι συνεχώς. Συνιστώ το ίδιο πράγμα σε οποιονδήποτε προσπαθεί να δημιουργήσει μια συνήθεια «χωρίς email το πρωί». Ο ευκολότερος τρόπος για να κόψετε αυτή τη συνήθεια είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο για να αποκλείσετε ιστότοπους ή/και εφαρμογές.
Εμένα προσωπικά Χρησιμοποιώ το Cold Turkey Να αποκλείω τα email πρώτα το πρωί και οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο ή εφαρμογή που μπορεί να μου αποσπάσει την προσοχή. Η δωρεάν έκδοση είναι αρκετά καλή, αλλά συνιστώ να λάβετε την εφάπαξ πληρωμή για την πλήρη έκδοση. Στη συνέχεια, μπορείτε να προγραμματίσετε τις λειτουργίες αποκλεισμού.
3. Αποσυνδεθείτε και διαγράψτε την προσωρινή μνήμη
Η τοποθέτηση κάποιων φραγμών μπροστά σε οποιαδήποτε συνήθεια θέλετε να κόψετε είναι ζωτικής σημασίας για τον περιορισμό των πειρασμών. Ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αποσυνδεθείτε από τον λογαριασμό email σας και να διαγράψετε την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησής σας. Μπορεί ακόμη και να προχωρήσω περισσότερο και να αφαιρέσω τα στοιχεία σύνδεσης του email μου από οποιονδήποτε διαχειριστή κωδικών πρόσβασης χρησιμοποιώ (φροντίστε να τα σημειώσετε κάπου!). Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα για τη διαχείριση του χρόνου σας και τη μείωση των περισπασμών.
Αυτές οι ενέργειες από μόνες τους δεν θα σας εμποδίσουν να αποκτήσετε πρόσβαση στον λογαριασμό email σας, αλλά κάνουν τη σύνδεση πιο δύσκολη. Αν είστε σαν εμένα, πιθανότατα λαμβάνετε τα email σας πιο συχνά επειδή μπορείτε να δείτε τα εισερχόμενά σας αμέσως. Αυτά τα επιπλέον δευτερόλεπτα είναι αρκετά για να σας κάνουν να σκεφτείτε δύο φορές πριν ανοίξετε το email σας, μειώνοντας έτσι τον χαμένο χρόνο.
Τα email είναι ένα αναπόφευκτο μέρος της ζωής, αλλά η διαχείρισή τους είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Ο καθορισμός ορίων – όπως το να μην ελέγχω τα εισερχόμενά μου το πρωί – έχει πραγματικά αλλάξει τη ζωή μου. Είτε σπουδάζετε είτε εργάζεστε, σας προτείνω να κάνετε το ίδιο όπου είναι δυνατόν. Εάν δεν μπορείτε, βρείτε μια ισορροπία που λειτουργεί για εσάς. Η διατήρηση μιας ισορροπημένης προσέγγισης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σάς βοηθά να εστιάσετε και να ολοκληρώσετε τις εργασίες πιο αποτελεσματικά.
