Τα εργαλεία οργάνωσης μπορούν να κάνουν περισσότερα από το να σας κρατούν απλώς σε καλό δρόμο στην εργασία. Διαχειρίζομαι ολόκληρη τη ζωή μου στο Notion, και αυτό με βοηθά να παραμένω στον έλεγχο σχεδόν των πάντων. Το Notion είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών που σας επιτρέπει να οργανώνετε αποτελεσματικά εργασίες, έργα και σημειώσεις.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Σελίδες αφιερωμένες σε όλα όσα απαιτούν οργάνωση
Ο πρώτος μου κανόνας για την οργάνωση οποιουδήποτε στοιχείου στο Notion είναι να χωρίζω τα στοιχεία σε σελίδες. Έχω ξεχωριστές σελίδες για την εργασία και την προσωπική ζωή, και στη συνέχεια ένθετες σελίδες μέσα σε αυτές για να κατηγοριοποιήσω διαφορετικές εργασίες. Αυτό μου επιτρέπει να εφαρμόζω βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης προσωπικών έργων.
Έχω μια ξεχωριστή σελίδα οικονομικού σχεδιασμού με σελίδες αφιερωμένες στην παρακολούθηση εσόδων, εξόδων, μεγάλων αγορών, αποταμιεύσεων και επενδύσεων. Αυτό ισχύει και για την εργασία. Ως δημοσιογράφος, συγγραφέας και προγραμματιστής, έχω ταυτόχρονα διαφορετικά επαγγελματικά μονοπάτια ανοιχτά. Το γεγονός ότι έχω αφιερωμένες σελίδες μου επιτρέπει να παρακολουθώ διαφορετικούς τύπους εργασίας ξεχωριστά, κάτι που είναι κρίσιμο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας.
Σε επαναλαμβανόμενες καταστάσεις, όπως ο προγραμματισμός μηνιαίων προϋπολογισμών, αυτή η δομή εξοικονομεί πολύ χρόνο. Αντί να χρειάζεται να διαβάζω τραπεζικές καταστάσεις, email, επιστολές και περίπλοκα υπολογιστικά φύλλα που χρησιμοποιώ για να παρακολουθώ μεγαλύτερα χρηματικά ποσά, μπορώ να οργανώσω τα πάντα με τάξη μέσα στο Notion Pages. Αυτό μειώνει τον χρόνο που χάνεται στην αναζήτηση πληροφοριών.
Δεν χρειάζεται απαραίτητα να το κάνετε αυτό, και το Notion είναι απόλυτα ικανό να παρακολουθεί κάθε είδους πράγματα σε μία σελίδα. Ωστόσο, έχοντας αυτήν την ιεραρχία ένθετων σελίδων, μπορώ να βρω ακριβώς αυτό που ψάχνω χωρίς να χρειάζεται να κάνω κύλιση σε ένα σωρό άσχετες πληροφορίες. Αυτό διασφαλίζει την εστίαση σε σημαντικές εργασίες και αποτρέπει τους περισπασμούς.
2. Λίστες ελέγχου για γρήγορες λίστες στο Notion
Η λειτουργία μπλοκ λίστας υποχρεώσεων του Notion σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πτυσσόμενες λίστες ελέγχου για να σημειώνετε γρήγορα λίστες υποχρεώσεων. Μια λίστα υποχρεώσεων είναι γενικά το πρώτο βήμα όταν χρειάζεται να αρχίσω να παρακολουθώ κάτι νέο ή να προσθέτω πληροφορίες στο Not.
Τα πλαίσια ελέγχου στο Notion αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως οι λίστες με κουκκίδες, επομένως μπορείτε να έχετε ένθετα πλαίσια ελέγχου (ή κουκκίδες) σε κάθε στοιχείο. Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση, μπορώ να ορίσω με σαφήνεια τις εργασίες μου και τυχόν απαιτήσεις, βήματα ή υποεργασίες που περιλαμβάνονται σε αυτές με απόλυτη ευκολία. Μπορείτε επίσης να ορίσετε υπενθυμίσεις, πράγμα που σημαίνει ότι αν χρησιμοποιήσετε σωστά αυτήν τη λειτουργία, μπορείτε να αντικαταστήσετε την εφαρμογή εκκρεμοτήτων σας με το Notion.
Οι περισσότερες από τις σελίδες μου με τις έννοιες έχουν τουλάχιστον κάποιο είδος λίστας ελέγχου. Εκτός από την παρακολούθηση των καθημερινών υποχρεώσεών μου, χρησιμοποιώ αυτές τις λίστες ελέγχου για οτιδήποτε, από τα ψώνια στο σούπερ μάρκετ μέχρι την παρακολούθηση των βιβλίων που πρέπει να διαβάσω και την παρακολούθηση της προόδου μου στη δημιουργία του νέου μου γραφείου.
Το μόνο χαρακτηριστικό που χάνετε σε σύγκριση με μια ειδική εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων είναι η δυνατότητα να καρφιτσώσετε ένα γραφικό στοιχείο που περιέχει τη λίστα υποχρεώσεών σας στην αρχική οθόνη του τηλεφώνου σας. Το Notion διαθέτει γραφικά στοιχεία για Android και το γραφικό στοιχείο Σελίδας θα σας βοηθήσει να μεταβείτε γρήγορα στη σελίδα που περιέχει τη λίστα σας. Ωστόσο, εφαρμογές όπως το Microsoft To-Do σάς παρέχουν ένα εργαλείο με τη δυνατότητα να επιλέγετε ή να προσθέτετε νέες εργασίες απευθείας από την αρχική οθόνη, παρέχοντας μια πιο απρόσκοπτη εμπειρία.
3. Βάσεις δεδομένων για την παρακολούθηση εργασιών και έργων
نا Χρησιμοποιώ βάσεις δεδομένων Notion. Για να παρακολουθώ σχεδόν τα πάντα. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε μεμονωμένες ιδιότητες, να χρησιμοποιείτε τύπους και να υποστηρίζετε αυτοματοποίηση για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη. Οι βάσεις δεδομένων Notion μπορούν επίσης να συγχρονιστούν με εφαρμογές τρίτων όπως το Asana, το Jira ή το GitHub, διευκολύνοντας την παρακολούθηση εργασιών σε διαφορετικές πλατφόρμες.
Κάθε μεμονωμένο στοιχείο σε μια βάση δεδομένων Notion είναι μια σελίδα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να οργανώσετε πολλές πληροφορίες μέσα σε έναν μόνο πίνακα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες προβολές για τις βάσεις δεδομένων σας με συγκεκριμένα φίλτρα και ταξινομήσεις για να κατηγοριοποιήσετε εύκολα το περιεχόμενό σας. Και αν θέλετε να συνδέσετε δεδομένα μεταξύ πινάκων, η λειτουργία σχέσεων του Notion θα το φροντίσει και αυτό. Οι μεγαλύτερες βάσεις δεδομένων με πολλά στοιχεία ή οι πολλαπλές βάσεις δεδομένων σε μία σελίδα μπορούν να δυσχεράνουν την πλοήγηση, επομένως η ρύθμιση προσαρμοσμένων προβολών σάς επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα σχετικές πληροφορίες που ενδέχεται να μην μπορείτε να δείτε με μια ματιά.
Κατά τη ρύθμιση μιας βάσης δεδομένων, έχετε την επιλογή να προσθέσετε διαφορετικές ιδιότητες βάσης δεδομένων σε στήλες. Υπάρχουν 21 διαφορετικές ιδιότητες διαθέσιμες για βάσεις δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων οτιδήποτε, από απλό κείμενο και αριθμούς έως τύπους και κουμπιά που ενεργοποιούν συγκεκριμένους αυτοματισμούς με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε ακόμη και να ανεβάσετε αρχεία και εικόνες στις βάσεις δεδομένων σας για εύκολη αποθήκευση.
Το σύστημα παρακολούθησης που χρησιμοποιώ λαμβάνει σχετικές εργασίες από την Asana αμέσως μόλις μου ανατεθούν. Μόλις γίνει η εισαγωγή, χρησιμοποιώ μεμονωμένες σελίδες για να περιέχω έρευνα ή σημειώσεις για το άρθρο και τις ιδιότητες παρακολούθησης για να χωρίζω πολύπλοκες εργασίες σε μικρότερα κομμάτια.
Εάν έχετε πολλές βάσεις δεδομένων που παρακολουθούν εργασίες σε διαφορετικές σελίδες, μπορείτε να μετατρέψετε αυτές τις ιχνηλάτες εργασιών σε μια βάση δεδομένων εργασιών. Όλες οι εργασίες που σας έχουν ανατεθεί θα εμφανιστούν στη συνέχεια στην ενότητα. Οι εργασίες μου Στην αρχική σελίδα του Notion. Λάβετε υπόψη ότι οι βάσεις δεδομένων εργασιών πρέπει να έχουν μια ιδιότητα Υπόθεση و Διαχειριστής و ημερομηνία λήξης, οπότε φροντίστε να το προσθέσετε αν δεν το έχετε κάνει ήδη.
Πρέπει να αναβαθμίσετε σε τουλάχιστον μια συνδρομή Notion Plus για να χρησιμοποιήσετε πλήρως τις βάσεις δεδομένων, αλλά οι πρόσθετες λειτουργίες αξίζουν τον κόπο. Με όλο αυτό το χρόνο που μου εξοικονομεί αυτή η εφαρμογή, Η συνδρομή μου στο Notion πληρώνεται από μόνη της κάθε μήνα..
4. Χρησιμοποιήστε χρώματα για να υποδείξετε την κατάσταση της εργασίας στο κείμενο.
Το Notion προσφέρει ορισμένες βασικές επιλογές μορφοποίησης κειμένου, όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή, υπογράμμιση και διακριτή γραφή, καθώς και χρώματα φόντου και κειμένου. Αν χρειάζεται να σχεδιάσετε ένα σύστημα γρήγορης παρακολούθησης, προτείνω να χρησιμοποιήσετε χρώματα για να υποδείξετε την κατάσταση των εργασιών, η οποία είναι Αποτελεσματική Στρατηγική Διαχείρισης Εργασιών.
Ένα από τα προηγούμενα συστήματα διαχείρισης εργασιών που χρησιμοποιούσα βασιζόταν σε χρώματα κειμένου για την παρακολούθηση των ιδεών μου. Μόλις είχα έτοιμη μια λίστα υποχρεώσεων με πιθανές ιδέες, χρωμάτισα το κείμενο με διαφορετικά χρώματα για να υποδείξω την πρόοδο σε κάθε ιδέα. Αυτή η μέθοδος βοηθάει στο Οργανώστε εργασίες Οπτικά.
Οι κίτρινες εργασίες υποδεικνύουν ότι ένας συντάκτης τις εξετάζει, οι πράσινες εργασίες υποδεικνύουν ότι έχουν εγκριθεί και οι κόκκινες εργασίες υποδεικνύουν ότι έχουν απορριφθεί. Μόλις ολοκληρώσω τη συγγραφή ενός άρθρου, μπορώ απλώς να επιλέξω το πλαίσιο εργασίας και να προχωρήσω στην επόμενη εργασία. Αυτή η απλή μέθοδος ενισχύει Παραγωγικότητα εργασιών.
Αυτό το σύστημα δεν είναι τόσο λεπτομερές όσο το τρέχον σύστημα διαχείρισης άρθρων μου, το οποίο έχει κατασκευαστεί με τη χρήση βάσεων δεδομένων. Αλλά αν σας έχει ανατεθεί ένα νέο έργο και δεν έχετε χρόνο να αποφασίσετε πώς να δημιουργήσετε ένα καλά οργανωμένο σύστημα παρακολούθησης, το έγχρωμο κείμενο στη λίστα υποχρεώσεών σας μπορεί να κάνει θαύματα. Είναι μια γρήγορη και αποτελεσματική λύση για Παρακολούθηση εργασιών.
5. Ενσωμάτωση Ημερολογίου Google και Υπολογιστικών Φύλλων Google
Αν και το Notion είναι ένα ευέλικτο εργαλείο, δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι οι ενσωματώσεις εφαρμογών τρίτων. Οι πολλές ενσωματώσεις του Notion ενισχύουν την παραγωγικότητα.Μπορείτε πάντα να ενσωματώσετε περιεχόμενο ιστού εάν δεν υποστηρίζεται μια συγκεκριμένη υπηρεσία.
Μου αρέσουν πολύ οι βάσεις δεδομένων Notion, αλλά οι τύποι Notion δεν λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο όπως οι τύποι του Excel ή των Υπολογιστικών Φύλλων Google. Σε τέτοιες περιπτώσεις, δημιουργώ ένα υπολογιστικό φύλλο Google Sheets και το εισάγω στη σχετική σελίδα Notion.
Απλώς αντιγράψτε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης από τα Υπολογιστικά Φύλλα Google και ενσωματώστε τον στο Notion χρησιμοποιώντας ένα μπλοκ. Ενσωμάτωση. Θα λάβετε ένα πλήρως λειτουργικό υπολογιστικό φύλλο μέσα στη σελίδα Notion με την ίδια λειτουργικότητα όπως στην εφαρμογή ιστού Google Sheets.
Το ίδιο ισχύει και για το Ημερολόγιο Google. Ως χρήστης Android εδώ και πολύ καιρό, είμαι βαθιά βυθισμένος στο οικοσύστημα της Google, επομένως η μετάβαση στο Notion Calendar δεν είναι πολύ πρακτική για μένα. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ενσωμάτωσης, μπορώ να προσθέσω το ημερολόγιό μου σε οποιαδήποτε σελίδα του Notion και να εμφανίζει τυχόν νέα ραντεβού ή συμβάντα που προσθέτω από την εφαρμογή Ημερολόγιο στο τηλέφωνό μου.
Το Notion είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο, ειδικά αν σκεφτεί κανείς πόσο εύκολο είναι να το εγκαταστήσει. Θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να ανακαλύψετε όλα τα διαφορετικά χαρακτηριστικά και τα μπλοκ, αλλά μόλις το κάνετε, θα είστε στον έλεγχο των πάντων, από μια σημαντική εργασία μέχρι ένα ραντεβού που δεν θυμάστε.
