Καθώς τα κελιά άρχισαν να συγχωνεύονται σε μια θαμπή ομίχλη, σχεδόν έχασα το μυαλό μου. Αλλά η προσθήκη μιας πινελιάς στρατηγικής διάκρισης άλλαξε τα πάντα. Η μορφοποίηση υπό όρους κάνει τους αριθμούς να ξεχωρίζουν σωστά και ποτέ δεν ένιωσα περισσότερο τον έλεγχο των υπολογιστικών φύλλων μου.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
6. Εντοπισμός διπλότυπων τιμών σε υπολογιστικά φύλλα Excel
Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε με μια λίστα ονομάτων που περιλαμβάνει δεκάδες καταχωρήσεις και πρέπει να προσδιορίσετε διπλά ονόματα. Το να περάσετε από αυτήν τη λίστα μεμονωμένα μπορεί να είναι απογοητευτικό, ειδικά εάν έχετε περισσότερες από μία λίστες για αναθεώρηση. Επιπλέον, αφού είστε άνθρωπος, υπάρχει πιθανότητα να χάσετε κάποιες αξίες, κάτι που θα μπορούσε να είναι μοιραίο λάθος σε ορισμένα σενάρια.
να κάνω Οι διπλές τιμές διακρίνονται άμεσα σε ένα φύλλο Excel.Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Μορφοποίηση μόνο μοναδικών ή διπλότυπων τιμών Ορίστε ένα χρώμα γεμίσματος (όπως κόκκινο ή πράσινο) για να επισημάνετε τα διπλά δεδομένα.
5. Εντοπισμός κενών κελιών στο Excel
Παρόμοια με τον έλεγχο για διπλότυπα δεδομένα, ο έλεγχος για κενά κελιά σε ένα μεγάλο φύλλο Excel μπορεί να είναι μια χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα διαδικασία. Δεν μπορείτε να βασιστείτε μόνο στη μνήμη σας, καθώς μπορεί να έχετε την τάση να συμπληρώνετε αυτόματα τα κενά, ειδικά αν ελέγχετε γρήγορα. Μετά τον εντοπισμό των κενών κελιών, η επιδιόρθωση του φύλλου Excel γίνεται ευκολότερη, επειδή τώρα γνωρίζετε πού πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα. Ο εντοπισμός σφαλμάτων είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διαχείρισης δεδομένων σε προγράμματα όπως το Excel.
Ευτυχώς, το Excel περιλαμβάνει ένα τέχνασμα μορφοποίησης υπό όρους που σας επιτρέπει να ελέγχετε αυτόματα για κενά. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους. Μορφοποιήστε τα κελιά που περιέχουν Για να βρείτε κενά, συν ένα χρώμα γεμίσματος για να επισημάνετε τα κενά κελιά. Αυτή η δυνατότητα εξοικονομεί χρόνο και αυξάνει την ακρίβεια της ανάλυσης δεδομένων στο Excel.
4. Σφάλμα κατά τον έλεγχο
Φανταστείτε να ελέγχετε ένα φύλλο εργασίας και να βρίσκετε σφάλματα όπως #N/A, #NAME?, #REF!, #VALUE! ή #DIV/0!. Αυτά τα σφάλματα υποδεικνύουν πρόβλημα με έναν συγκεκριμένο τύπο ή συνάρτηση. Το αποτέλεσμα είναι ότι οι υπολογισμοί δεν θα λειτουργήσουν όπως αναμένεται και ενδέχεται να μην μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία σας. *Σημείωση ειδικού: Αυτά τα σφάλματα είναι συνηθισμένα και οφείλονται σε διάφορους λόγους, όπως τιμές που λείπουν, εσφαλμένα ονόματα συναρτήσεων ή εσφαλμένες αναφορές κελιών.*
Σε περιπτώσεις όπου υπάρχουν πολλά σφάλματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να τα επισημάνετε όλα με λίγα μόνο κλικ. Απλώς δημιουργήστε έναν κανόνα που ισχύει Λειτουργία ISERROR στο Excel Στη σχετική κλίμακα. *Συμβουλή SEO: Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να εντοπίσετε γρήγορα σφάλματα του Excel.*
3. Διαχείριση εργασιών
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για σενάρια διαχείρισης εργασιών στο Excel, αλλά η πιο κοινή εφαρμογή για μένα είναι η επισήμανση καθυστερημένων εργασιών. Αυτό μου επιτρέπει να εντοπίζω γρήγορα εργασίες που χρειάζονται προσοχή στα υπολογιστικά φύλλα μου, ώστε να μπορώ να τις ολοκληρώσω ή να επικοινωνήσω με το καθορισμένο άτομο.
Αυτό είναι τόσο απλό όσο η χρήση ενός κανόνα που ελέγχει εάν η ημερομηνία είναι σε μια στήλη. ημερομηνία λήξης Λιγότερο από τη σημερινή ημερομηνία. Μπορείτε να το επιτύχετε χρησιμοποιώντας τις συναρτήσεις TODAY και IF σε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους και στη συνέχεια εφαρμόζοντας ένα κόκκινο γέμισμα.
Ένα άλλο παράδειγμα είναι η εφαρμογή μιας ετικέτας σε εργασίες με βάση την προτεραιότητά τους – υψηλή (κόκκινο), μεσαίο (κίτρινο) και χαμηλή (μπλε). Αλλά αν δεν θέλω να ανάψω το φύλλο Excel μου, συνήθως το χρησιμοποιώ Δυνατότητα ταξινόμησης στο Excel Να οργανώνει εργασίες κατά προτεραιότητα. *Σημείωση ειδικού: Η δυνατότητα φίλτρου του Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την προβολή εργασιών κατά προτεραιότητα ή ημερομηνία λήξης, παρέχοντας μια πιο εξατομικευμένη προβολή.*
2. Έλεγχος προϋπολογισμού
Παρακολουθώ τους προσωπικούς και οικιακούς προϋπολογισμούς μου στο Excel, αλλά προτού αποφασίσω να προσθέσω κάποια μορφοποίηση υπό όρους, συχνά αναρωτιόμουν γιατί δεν μπορούσα να ελέγξω τις δαπάνες μου. Για παράδειγμα, θα αγνοούσα μια δαπάνη, όπως το φαγητό έξω ή η ψυχαγωγία, που ήταν πάνω από τον προϋπολογισμό μου.
Ορίζοντας κανόνες, μπορώ να επισημάνω δαπάνες που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο όριο, όπως το να γίνονται κόκκινα κελιά όταν υπερβαίνουν το προγραμματισμένο ποσό. Αυτός ο οπτικός δείκτης προσδιορίζει αμέσως τις υπερβολικές δαπάνες, επιτρέποντάς μου να προσαρμόσω αμέσως τα οικονομικά μου. Η χρήση συναρτήσεων Excel για την παρακολούθηση του προσωπικού σας προϋπολογισμού είναι μια βέλτιστη οικονομική πρακτική.
Η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί επίσης να βοηθήσει στην παρακολούθηση των εξόδων με προθεσμίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που επισημαίνει τα έξοδα όταν είναι ληξιπρόθεσμα ή καθυστερημένα.
Είστε νέος στον προϋπολογισμό; Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε έναν προϋπολογισμό στο Excel με τον σωστό τρόπο.
1. Εντοπίστε γρήγορα τάσεις και μοτίβα
Δεν είναι ασυνήθιστο να συναντάτε μεγάλα σύνολα δεδομένων στο Excel, γεγονός που καθιστά δύσκολο τον εντοπισμό τάσεων ή μοτίβων απλώς κοιτάζοντας τους αριθμούς. Με τη μορφοποίηση υπό όρους, μπορείτε εύκολα να εφαρμόσετε χρωματικές κλίμακες, γραμμές δεδομένων ή σύνολα εικονιδίων στα δεδομένα σας, διευκολύνοντας τη λήψη των πληροφοριών που χρειάζεστε.
Ας υποθέσουμε ότι αναλύετε την απόδοση των πωλήσεων σε διαφορετικές περιοχές. Η χρωματική κλίμακα, την οποία μπορείτε να εφαρμόσετε με μερικά κλικ, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν χάρτη θερμότητας που σας δείχνει τις περιοχές που έχουν καλή απόδοση (πράσινες) έναντι εκείνων που χρειάζονται προσοχή (κόκκινο).
Όλοι έχουμε βρεθεί σε σενάρια όπου θέλαμε να σταματήσουμε να εργαζόμαστε σε ένα φύλλο Excel επειδή δεν μπορούσαμε να κατανοήσουμε εύκολα τα δεδομένα. Αλλά το Excel δεν θα ήταν το εξαιρετικό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, αν δεν μπορούσε να σώσει λίγο τη λογική σας. Όπως μπορείτε να δείτε, δεν είναι δύσκολο να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να ξεπεράσετε αυτό που σας εμποδίζει να ολοκληρώσετε μια εργασία στο Excel.
«"
