Google Workspace bietet eine Reihe integrierter Tools, die Ihre täglichen Aufgaben vereinfachen und Ihre Effizienz steigern sollen. Egal, ob Sie Berichte schreiben, E-Mails verwalten oder Präsentationen vorbereiten, Sie werden feststellen, dass diese intelligenten Funktionen Zeit sparen und die Erledigung von Aufgaben erleichtern. In diesem Artikel besprechen wir die wichtigsten dieser Funktionen und wie sie Ihre Produktivität im Arbeitsumfeld oder beim Lernen steigern können.
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1. Verwenden Sie die Spracheingabe in Google Docs und Slides
beste Verwendung Google Docs über Microsoft Word Und Google Sheets in Excel. Unabhängig von der Plattform lässt sich jedoch nicht leugnen, dass das Schreiben langer Dokumente oder Präsentationen schnell langweilig und stressig werden kann, insbesondere wenn Sie an etwas ziemlich Inhaltsintensivem und unter engen Fristen arbeiten. In Zeiten wie diesen habe ich mich darauf verlassen, die Spracheingabefunktion auf beiden Plattformen zu verwenden.
Um diese Funktion zu verwenden, öffnen Sie ein Google-Dokument und wählen Sie Werkzeuge. dann wähle Spracheingabe Aus der Liste der Optionen, die Sie sehen. Stellen Sie sicher, dass sich der Cursor an der Stelle befindet, an der der Text erscheinen soll, und klicken Sie auf das Mikrofonsymbol.
Sie können jetzt mit dem Sprechen beginnen und Google wird Ihre Audioinhalte in Text umwandeln. Öffnen Sie auf ähnliche Weise in „Präsentationen“ eine Präsentation und wählen Sie „Extras“. Wählen Sie dann „Sprechernotizen diktieren“ und beginnen Sie mit dem Diktieren.
Hinweis: Die Spracheingabefunktion platziert Satzzeichen nicht automatisch basierend auf Pausen. Sie können dem Text jedoch Satzzeichen hinzufügen, indem Sie Sprachbefehle wie „Komma“, „Punkt“ oder „Fragezeichen“ verwenden.
2. Sparen Sie Zeit mit Tastaturkürzeln in Google Sheets
Mit seiner Unterstützung für die Zusammenarbeit in Echtzeit ist Google Sheets eines der besten Tabellenkalkulationsanwendungen. Unabhängig davon, ob Sie an wichtigen Finanzdaten oder nur an persönlichen Projekten arbeiten, kann die Verwaltung und Navigation in einer Tabellenkalkulation schwierig werden, wenn Sie alles selbst erledigen.
Aus diesem Grund ist es hilfreich, Tastaturkürzel zu kennen, die dazu beitragen können, die Zeit für die Ausführung sich wiederholender Aufgaben zu verkürzen.
Beachten Sie, dass die Google Sheets-Verknüpfungen für Windows und Mac unterschiedlich sind. Sie können jedoch einen Spickzettel ausdrucken, wenn Sie häufig mit der App arbeiten. Speichern oder notieren Sie stattdessen die Formeln, die Sie am häufigsten verwenden, damit Sie sie schnell verwenden können, ohne auf ein zusätzliches Dokument zurückgreifen zu müssen.
Auf meinem Mac verwende ich diese am häufigsten + D Um die Daten in die folgenden Zellen einzutragen, und Fn + Pfeil nach links Um zum Anfang der Zeile zu gelangen, und ⌘ + Rücktaste Unter anderem zum Scrollen zur aktiven Zelle.
Ich habe diese Verknüpfungen auswendig gelernt und sie sparen mir viel Zeit bei der Arbeit an Google Sheets. Sie können den vollständigen Satz an Tastaturkürzeln anzeigen, indem Sie Google Sheets öffnen, Hilfe auswählen und auf klicken Tastatürkürzel.
3. Verwenden Sie Help Me Write, um schnelle E-Mails und Antworten zu erstellen
"Hilf mir zu schreiben„ist eine Funktion der künstlichen Intelligenz, die es Ihnen ermöglicht, mit nur wenigen Eingabeaufforderungen schnell E-Mails oder Antworten zu schreiben. Im Gegensatz zu Smart Compose, das während der Eingabe Vorschläge macht, geht Help Me Write noch einen Schritt weiter und generiert eine vollständige E-Mail für Sie. Ich habe festgestellt, dass sich diese E-Mails wirklich gut lesen. Normalerweise kann ich es an den Empfänger senden, nachdem ich ein paar schnelle Änderungen vorgenommen habe.
Wenn das Symbol „Hilfe beim Schreiben“ im Fenster „Verfassen“ der Gmail-App nicht angezeigt wird, haben Sie sich wahrscheinlich nicht dafür angemeldet. Um die Funktion „Helfen Sie mir zu schreiben“ in Gmail zu nutzen, müssen Sie sich lediglich bei Google Workspace Labs anmelden. Sobald Sie fertig sind, sollten Sie in der unteren Leiste des Fensters „Verfassen“ ein Bearbeitungssymbol mit einem Stern darüber sehen.
4. Verwenden Sie Vorlagen auf Folien, um verbesserte Präsentationen zu erstellen
Das Erstellen einer professionell aussehenden Präsentation kann viel Nachdenken und Mühe erfordern. Wenn Sie sich den Ärger ersparen möchten, versuchen Sie es mit einer der vorgefertigten Vorlagen, die in Google Slides verfügbar sind.
Um ein Formular zu verwenden, öffnen Sie Google Slides, wählen Sie „Einfügen“ und klicken Sie auf „Formulare“. Die Formulare werden auf der rechten Seite des Fensters ausgefüllt. Scrollen Sie nach unten, um Ihre Optionen anzuzeigen, und wählen Sie die Option aus, die Ihrer Meinung nach am besten geeignet ist.
Die Vorlage dient normalerweise als sehr guter Ausgangspunkt und Sie können sie weiter modifizieren, um langweilige Google Slides-Folien in eine attraktive Präsentation zu verwandeln.
5. Richten Sie wiederkehrende Erinnerungen mit Google Keep ein
Wenn Sie wiederkehrende Erinnerungen für wiederkehrende Aufgaben wie Teambesprechungen, Projektaktualisierungen oder sogar persönliche Aufgaben einrichten müssen, möchten Sie es sich vielleicht etwas leichter machen, indem Sie wiederkehrende Erinnerungen einrichten. Sie können dies mit tun Google haltenDas Beste daran ist, dass Sie benutzerdefinierte Erinnerungen einrichten können, wenn Sie keine täglichen Erinnerungen benötigen.
Um wiederkehrende Erinnerungen einzurichten, gehen Sie zu Google Keep und erstellen Sie eine Notiz/Erinnerung. Wählen Sie es dann aus und klicken Sie auf das Glocken-/Erinnerungssymbol. Sie können nun das Datum und die Uhrzeit für die Erinnerung festlegen und die für Sie passende Häufigkeit auswählen. Google Keep verfügt außerdem über viele weitere tolle Funktionen. Erkunden Sie die Plattform also unbedingt, um ihre Funktionen optimal zu nutzen.
6. Erhalten Sie die tägliche Kalenderagenda per E-Mail
Wenn Sie Tage voller Besprechungen und persönlicher Verpflichtungen haben, kann es schwierig werden, den Überblick über alles zu behalten, was Sie tun müssen. Und obwohl Sie Ihren Google Kalender natürlich von Zeit zu Zeit überprüfen können, habe ich herausgefunden, dass der einfachste Weg, den Überblick über meinen Terminkalender zu behalten, darin besteht, jeden Morgen meine tägliche Kalenderagenda per E-Mail zu erhalten.
Um diese Funktion zu aktivieren, öffnen Sie Google Kalender auf Ihrem Desktop. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kalender, der im rechten Bereich angezeigt wird, und wählen Sie das Symbol „Mehr“ aus. Dann auswählen Einstellungen und Freigabe Und klicken Sie Sonstige Hinweise. Zum Schluss auswählen البريد الإلكتروني Neben der Tagesordnung.
Sobald Sie es eingerichtet haben, erhalten Sie jeden Morgen eine detaillierte Zusammenfassung aller für den Tag geplanten Ereignisse. Sie können diese Einstellung jederzeit deaktivieren, wenn Sie tägliche Erinnerungen für unnötig halten.
7. Verwenden Sie die Erweiterung „Auf Google Drive speichern“, um Webinhalte auf Drive zu speichern
Wenn Sie Chrome regelmäßig verwenden und feststellen, dass Sie Dateien herunterladen und sie dann auf Google Drive hochladen, um auf anderen Geräten und Browsern darauf zuzugreifen, versuchen Sie es mit dem Herunterladen von „Auf Google Drive speichern”und aus dem Chrome Web Store verwendet werden.
Nach der Installation in Chrome können Sie mit der Maus über eine beliebige Datei oder ein Bild fahren und mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie im angezeigten Menü „Auf Google Drive speichern“. Die Datei wird dann direkt in Drive gespeichert, sodass kein manuelles Hochladen erforderlich ist.
Wenn Sie diese Tipps bei der Verwendung von Google Workspace-Apps verwenden, können Sie die Plattform und ihre zahlreichen Funktionen optimal nutzen. Sie können es jetzt ansehen Google Workspace vs. Microsoft 365: Was ist besser für die Produktivität?
